מדריך לניהול כספי וועדי עובדים

חברות וחברי ועדי העובדים,

גזברי ועד יקרים,

ועדי העובדים, הינם זרועותיה הארוכות של ההסתדרות, הם אשר מהווים את קטר העשייה של ההסתדרות מול המעסיקים, הם הלב הפועם של העבודה המאורגנת.

אני שמח להגיש לכם את "המדריך לניהול כספי ועדי עובדים" המעודכן לשנת 2021.

אתם  מבצעים פעילות ענפה ומנהלים תקציבים גדולים ועוסקים בין היתר בפעולות כלכליות רכש, רווחה, ועוד. חשוב לי כי לכל אחת ואחד מכם יהיו הכלים המקצועיים הטובים ביותר לנהל את הכספים הציבוריים שברשותו.

אנו  בהסתדרות, מחויבים לתת לכם  את הכלים הטובים והנכונים ביותר לניהול כספי ועד העובדים. אחד מהכלים  החשובים  לצורך התנהלות כלכלית נכונה הינו "המדריך לניהול כספי ועדי עובדים" אשר עודכן ותוקן לאחרונה על ידי טובי המומחים ובעלי הניסיון בנושא זה.

התחלתי את דרכי בעבודה המאורגנת כיושב ראש ועד עובדים, אני מכיר את הנושאים הכלכליים עמם מתמודד כל ועד ואני יודע היטב, את חשיבותו של מדריך מסודר ונגיש, אשר מייצר גם סדר בכל ההתנהלות הכספית  אשר  מביאה שקט לחברי ועד העובדים ומפנה אותם  להמשך עשייה למען העובדים.

אני מבקש מכל אחת ואחד מכם לוודא כי הינכם פועלים בהתאם לאמור במדריך לניהול כספי וועדי העובדים.

אבקש להודות לכם על העבודה והמסירות שלכם למען ציבור העובדים וכולי תקווה כי נדע ימים טובים ובריאים.

שלכם,
ארנון בר דוד
יו"ר ההסתדרות
ויו"ר האגף לאיגוד מקצועי

סימן א': הגדרות
ההסתדרות: הסתדרות העובדים הכללית החדשה, לרבות בשמה הקודם.

החוקה: חוקת ההסתדרות.

התקנון: תקנון ועדי עובדים של ההסתדרות.

המדריך: מדריך לניהול כספי ועד עובדים.

האגף לאיגוד מקצועי: כמשמעותו בחוקה.

המרחב: מרחב ההסתדרות, כמשמעותו בחוקת ההסתדרות.

האיגוד המקצועי: האיגוד המקצועי בהסתדרות, שאליו משתייך הוועד.

המחלקה לבקרה: המחלקה לבקרה והדרכת ועדי עובדים בהסתדרות באגף ארגון ומרחבים.

המבקר הפנימי להסתדרות: כמשמעותו בחוקה.

ועד: ועד עובדים כמשמעותו בחוקת ההסתדרות ובתקנון.

ועדה: ועדת קבע או אד-הוק, שבחר ועד העובדים מקרב חבריו, על-פי הוראות התקנון והמדריך.

סימן ב': פרשנות
כפיפות וזיקה: מדריך זה והמונחים המופיעים בו ייקראו ויתפרשו בכפיפות לחוקת ההסתדרות ולתקנון ובזיקה אליהם,
הכל לפי העניין או הקשרו. בכל מקום, שבו קיימתסתירה בין המדריך או התקנון  לבין החוקה, יגבר האמור בחוקה.

לשון זכר ונקבה: האמור בלשון זכר, אף לשון נקבה במשמע, וכן להפך, אם אין בעניין הנדון או בהקשרו דבר, שאינו מתיישב עם האמור. 

סימן א': כללי

המדריך שלהלן בא לפרט את הנדרש מהוועד בנושא הניהול הכספי והוא כולל בתוכו הוראות מיוחדות, המסדירות את ניהול הכספים של הוועד וקובעות את תחומי אחריותו של הוועד ואת החובות, המוטלות עליו בניהולם.  

התקנון מסמיך את ועד העובדים לקיים קופת ועד למטרות מוגדרות, כגון: מימון פעולות הוועד, מימון פעולות תרבות, חברה וספורט, פעולות עזרה הדדית ושי לעובדים.

יש להשתמש בכספי קופת הוועד אך ורק למטרות, שנקבעו בתקנון ובמדריך. אין לעשות שימוש בקופת הוועד להעברת כספים עבור גוף או גופים אחרים, שאינם למטרות הוועד.

סימן ב': אחריות הוועד

בתחום ניהול הכספים, הוועד אחראי, בין היתר, לנושאים שלהלן:

• ניהול ורישום של כל הפעולות הכספיות בספר הקופה או חשבון קופה באופן ממוחשב בהתאם להנחיות המקצועיות המובאות במדריך זה
• לעריכת דוחות כספיים שנתיים, שישקפו באופן מלא את פעולותיו של הוועד ואת המצב הכספי של קופת הוועד, בהתאם לכללים חשבונאיים מקובלים, והבאתם של הדוחות לידיעת ציבור העובדים
• הכנת תקציב שנתי והבאתו לאישור המוסדות המוסמכים, כמפורט בפרק רביעי להלן, וכן הקפדה על ביצועו, בהתאם למסגרת ולסעיפים שאושרו
• בחירת ממלאי התפקידים והמוסדות, המופקדים על ניהול הכספים, ובראשם גזבר וועדת כספים
• בחירת ועדת ביקורת, בהתאם לאמור בתקנון, פרק 8 סימן א' סעיף 7 ובמדריך, פרק שלישי להלן
• להשתמש בטפסים, שנקבעו במדריך, בהתאם לנושאים, אשר עבורם הם נקבעו.

כל פעולות הוועד, כאמור במדריך זה, כפופות להוראות חוקת ההסתדרות ולתקנון, בהתאם לעניין ולהקשר הדברים.

סימן ג': סדרי רישום פרוטוקולים

על הוועד לנהל ולערוך ספר פרוטוקולים מדיוניו ולוודא, שכל החלטה תירשם בפרוטוקול. הדברים אמורים גם באשר לדיוני הוועדות, שמקים הוועד, והתכנסות האספה הכללית של העובדים.

ספר הפרוטוקולים ינוהל לפי הכללים לרישום פרוטוקולים, כפי שנקבעו בתקנון, פרק 4, סימן ד'  סעיף 6 ועל-פי ההנחיות להלן:

• לפרט בפרוטוקול את שמות הנוכחים
• להפריד ברישום הנוכחות בין חברים למוזמנים
• לפרט את שמות החברים שנעדרו
• לציין את סעיפי סדר היום
• לספרר את הסעיפים בגוף הפרוטוקול בהתאמה לסדר היום, שבמכתב הזימון לישיבה
• לציין אם לא היה מניין חוקי
• לציין חילופי גברי בהרכב הגוף המתכנס, (האספה הכללית, הוועד, ועדות)
• מבנה מומלץ לסעיף בפרוטוקול: הצגת הנושא, דיון והחלטה
• אם נערכה הצבעה, יירשמו תוצאותיה
• לרשום ערעורים או הסתייגויות, אם היו כאלה
• כל החלטה בעניינים כספיים תירשם בפרוטוקול והתיעוד הנוגע לה יצורף לפרוטוקול
• לתת מספר סידורי שנתי רץ לפרוטוקולים, לכל מוסד מתכנס ספרור נפרד
• להדפיס את הפרוטוקול בסמוך למועד הישיבה ולציין את תאריך ההדפסה
• להפיץ את הפרוטוקול לחברי הגוף שהתכנס
• לאשרר את הפרוטוקול בישיבה הבאה ולציין את האשרור בסעיף הראשון בפרוטוקול
• לקיים מעקב אחר ביצוע ההחלטות שנתקבלו
• לדווח לגוף המתכנס על ביצוע ההחלטות ולציין בפרוטוקול
• לחלק למשתתפים בישיבה חומר רקע, ככל שיש, על-פי העניין הנדון, שעותק ממנו יישמר בצמוד למכתב הזימון לישיבה
• יו"ר הגוף המתכנס יחתום על הפרוטוקול. בנוסף לחתימתו, יחתמו כל חברי הוועד הנוכחים בדיון

סימן ד': אצילת סמכויות  

הוועד רשאי לאצול מסמכויותיו, בכל הנוגע לניהול העניינים הכספיים, לגזבר ולוועדת הכספים, והם אחראים ומוסמכים לבצע את  תפקידם, על-פי הוראות התקנון והנהלים המפורטים במדריך, ובהתאם למדיניות הוועד.

סימן ה': בקרה וביקורת

פעולות הוועד, ובכלל זה קרנות העזר של הוועד, יהיו נתונות לבקרה של המחלקה לבקרה ולהדרכת ועדי עובדים ושל המבקר הפנימי להסתדרות. חל איסור על עריכת ביקורת של גורם חיצוני אחר, (למעט הכנת הדוחות הכספיים בידי רואה חשבון חיצוני), אלא אם כן אישר זאת יו"ר האגף לאיגוד מקצועי.

סימן א': תפקידים, אחריות ודיווח

ועדת הכספים והגזבר מופקדים על הניהול השוטף של כספי הוועד, בהתאם לתקציב ולמדיניות, שאישר הוועד ועליהם לפעול על-פיו ובכפוף לאמור בתקנון ובמדריך ותחול עליהם אחריות על-פי כל דין, וכאמור בפרק 7 לתקנון. פעולתם במסגרת זו, על-פי הכללים וההנחיות, המובאים להלן, תתרום לניהול כספים יעיל, חסכוני, מִנהל תקין, העדר ניגוד עניינים ולטוהר מידות.

סימן ב': הפרדת תפקידים

יש להקפיד על הפרדה בין תפקידי יושב ראש הוועד, הגזבר ומנהל החשבונות.

סימן ג': הגדרת תפקידים והאחריות של הגזבר

הגזבר אחראי אישית לניהול תקין של כספי הוועד ולקיום הוראות התקנון והנהלים הכספיים, המובאים בו. כן אחראי הגזבר להפעלתה של ועדת הכספים ולביצוע תפקידיה. מבלי לגרוע מכלל הוראות התקנון בעניין אחריות חברי הוועד, כל חבר בוועדת הכספים נושא באחריות לפעולות הוועדה ולמילוי תפקידיה, בהתאם לתקנון, להוראות המדריך ולכל דין.

הגזבר אחראי לכך, שלא יוצאו כספים בחריגה, כגון, משיכת יתר מחשבון הבנק.

הגזבר יכהן בתפקיד יושב ראש ועדת הכספים. תפקידו לנווט את פעילות ועדת הכספים בכל הקשור לענייני הכספים של הוועד, הכנת הצעת תקציב והקפדה על ביצועו של התקציב כפי שאושר, ביצוע החלטות על הוצאות שונות מתוכננות, (הכלולות בתקציב), מניעת חריגות ופיקוח ובקרה על משק הכספים של הוועד.

גזבר לא יכהן יותר משתי תקופות כהונה רצופות.

גזבר הוועד ידווח לוועד העובדים באופן שוטף בכל ישיבת ועד על הפעולות וההחלטות, שקיבלה ועדת הכספים בענייני כספים. כן ימסור הגזבר לוועד העתקי פרוטוקולים של ישיבות ועדת הכספים.

בהתאם לנדרש בתקנון, ועל-פי הצורך, ימסור הגזבר לוועד דוחות כספיים תקופתיים, בכתב, על הפעולות הכספיות של הוועד ונתוני השוואת הדוחות לתקציב, בתוספת הערות והסברים.

סימן ד': הנהלת החשבונות

הוועד ימנה חבר ועד, שינהל את חשבונות כספי הוועד. הוועד רשאי להעסיק מנהל חשבונות חיצוני בשכר.

מנהל החשבונות יעסוק ברישום הפעולות הכספיות בספר הקופה, בהתאמות בנקים וחשבונות חובה וזכות (חו"ז), בתיוק ושמירת מסמכים ויעזור לגזבר בהכנת התקציב והדוחות הכספיים.

סימן ה': נוהל עבודת ועדת כספים

מטרת הנוהל להתוות קווים מנחים לעבודת ועדת הכספים, כאמור בתקנון, פרק 8, סעיף 6.

1. בחירת ועדת כספים וגזבר

בתקנון, בפרק 8 סעיף 6, נקבע, שבמקום עבודה, שיש בו 100 עובדים ומעלה, יבחר הוועד, מקרב חבריו, בוועדת כספים.

הוועדה תיבחר בידי מליאת הוועד והיא תמנה שלושה חברים לפחות, ובכל מקרה יהיה מספרם בלתי זוגי. גזבר הוועד יכהן בתפקיד יושב ראש הוועדה. שני חברים אחרים ימונו מקרב חברי הוועד.

בהעדר יושב ראש ועדת הכספים, ימלא את מקומו חבר ועד אחר, בעל כישורים מתאימים, שייבחר ברוב של חברי הוועד.

במקומות עבודה, שיש להם נציגות ארצית או שבחרו מועצת עובדים, תיבחר ועדת הכספים בידי מועצת העובדים, מבין חברי המועצה.

בוועד, המייצג פחות מ-100 עובדים, ובוועד, שמספר חבריו אינו עולה על שלושה, ישמש הוועד גם כוועדת כספים והוא יבחר גזבר מבין חבריו, (בכפוף לכלל בדבר הפרדת תפקידים).

2. תפקידי ועדת כספים

ואלה תפקידיה העיקריים של ועדת כספים:

• להכין הצעת תקציב שנתי ולהביאה לאישור מליאת הוועד
• לקיים בקרה ופיקוח תקציבי, באמצעות בדיקת דוחות ביצוע, המשווים את ההכנסות וההוצאות של הוועד למעשה לעומת התקציב המתוכנן
• לדון בבקשות להוצאות חריגות ולהביאן לאישור מליאת הוועד
• להגיש דין וחשבון כספי, בכתב, לוועד העובדים, אחת לחצי שנה. וכן להגיש דוח כספי שנתי, לא יאוחר מ-90 יום מתום שנת הכספים
• ליזום דיון במליאת הוועד, שבו ייקבעו בעלי זכות החתימה בהתאם לנוהל פתיחת חשבון בנק, על-פי הוראות התקנון, (פרק 8, סימן א', סעיף 5) במדריך,(פרק שישי להלן). דיון כאמור יש לקיים בתוך 48 שעות ממועד אישור הבחירות לוועד החדש ובכל עת, שמוחלף בעל זכות חתימה
• לדון בבקשת הוועד לבצע שינויים בתקציב המאושר
• לדון בגירעון בכספי הוועד, אם נוצר, ולהציע מקורות לכיסויו
• לדון בעודפי כספים, אם נצברו, ולהציע ייעוד לכסף הנצבר

3. התכנסות ודיווח

ועדת הכספים תתכנס, לפי הצורך, למטרות אלה:

• עריכת התקציב השנתי ואישורו בוועדה, (לפני הבאתו לאישור מליאת הוועד), לקראת תחילת שנת הכספים; דיון בבקשות לשינויים בתקציב, במהלך שנת התקציב
• מעקב ובקרה אחר ביצוע התקציב
• דיון בחריגים וסטיות מהתקציב, בהתאם להוראות לעניין אישור שינויים בתקציב, כאמור במדריך
• דיון בדוחות חצי שנתיים ושנתיים, שמכין הגזבר
• מסירת דין וחשבון כספי לוועד, אחת לחצי שנה
• דיון בנושאים כספיים אחרים, ככל הנדרש

 4. פרוטוקולים

ועדת כספים תנהל פרוטוקולים, אשר ישקפו את הנושאים שנדונו בישיבותיה ויפרטו את ההחלטות שהתקבלו. אוגדן הפרוטוקולים של הוועדה ינוהל לפי הכללים לרישום פרוטוקולים, כפי שנקבעו בתקנון ובמדריך בפרק הראשון לעי

סימן א': החובה לבחור ועדת ביקורת

בתקנון, פרק 8, סימן א', סעיף 7, נקבעה חובה לבחור ועדת ביקורת לוועד, (בצמוד לבחירת הוועד), אשר מתפקידה לבקר את הפעולות הכספיות של הוועד וקרן העזר.

אין באמור כדי לגרוע מסמכויותיהן של המחלקה לבקרת ועדי עובדים באגף ארגון ומרחבים ושל  המבקר הפנימי להסתדרות לבקר את פעולות הוועד.

כאמור, בכל מקום עבודה, שבו מועסקים 100 עובדים ויותר, יש לבחור ועדת ביקורת, אלא אם נבחר רואה חשבון או גורם מבקר אחר כאמור בסעיף 7 לסימן א' בפרק 8 של תקנון ועדי עובדים. מקום עבודה שבו מועסקים פחות מ-100 עובדים רשאי לבחור ועדת ביקורת וחייב לעשות כן אם התקבלה הנחייה מאת האיגוד או המרחב הרלוונטי.

ועדת הביקורת תיבחר בידי העובדים, בעלי זכות הבחירה, בצמוד לבחירת מועצת העובדים/ועד העובדים. חברי הוועדה יבחרו מביניהם, ברוב קולות, יושב ראש לוועדה. הודעה על הבחירה, בציון שם היושב ראש הנבחר ושמותיהם של חברי הוועדה, תישלח לאישור המרחב/האיגוד המקצועי/האגף לאיגוד מקצועי, לפי העניין.

והיה ולא נבחרה ועדת ביקורת, רשאי האגף לאיגוד מקצועי במרחב למנות ועדת ביקורת. האמור לעיל אינו גורע מאחריות ועדת הבחירות לוועד העובדים לקיים בחירות לוועדת הביקורת, כאמור בתקנון.

סימן ב': הרכב חברי הוועדה

חבר ועד או חבר ועדה אחרת של הוועד לא יכהן כחבר ועדת הביקורת.

מספר חברי ועדת הביקורת יהיה שלושה או חמישה.

סימן ג': מאפייני הפעילות של הוועדה

עבודת ועדת הביקורת נעשית מנקודת המבט של ציבור העובדים במקום העבודה ומתוך ידיעה של העניינים, הנוגעים לוועד המבוקר והאינטרס של העובדים.

עבודת ועדת הביקורת נעשית באמצעות בדיקה השוואתית של סדרי ניהול הכספים בוועד לעומת הוראות התקנון והמדריך.

עבודת ועדת הביקורת נעשית באופן שוטף כל השנה.

סימן ד': נוהל עבודת הוועדה

נוהל זה מיועד להסדיר ולפרט את החובה לבחור ועדת ביקורת בוועד עובדים, את סדרי הבחירה שלה, הרכבה, סמכויותיה, תפקודה ודרכי העבודה שלה.

הנוהל כולל את ההוראות, שנקבעו בתקנון בעניין הביקורת, מפרט את דרכי הביצוע ונותן בידי הוועדה קווים מנחים, ארגוניים ומקצועיים, לביצוע עבודתה.

סימן ה': סמכויות ועדת הביקורת ותפקידיה

סמכויות ועדת הביקורת ותפקידיה יהיו כמפורט להלן:

• לבדוק את ענייניו הכספיים של הוועד ולפקח עליהם. לביצוע תפקידיה אלה רשאית ועדת הביקורת לדרוש ולקבל מכל חבר ועד, או ועדה מוועדות הוועד, כל מידע, הדרוש לה למילוי תפקידה, לפי שיקול דעתה. יש לציין, שעל הוועד להעמיד לרשות חברי ועדת הביקורת, לפי דרישתם, את ספר הפרוטוקולים שלו, הדוחות הכספיים ומסמכי הנהלת החשבונות וכן כל חומר אחר, הדרוש לוועדת הביקורת למילוי תפקידה
• לדון בנתוני הדוחות הכספיים של הוועד ולבחון האם הדוחות הכספיים אמינים ומשקפים את הפעולות ואת המצב הכספי של הוועד
• לדון בממצאי דוחות הבקרה של המחלקה לבקרת ועדי עובדים ושל הביקורת הפנימית של ההסתדרות ולקיים מעקב אחר תיקון הליקויים
• לבדוק אם פעולות הוועד נעשו כדין בידי המוסמך לעשותן, על-פי החלטות הוועד כפי שנרשמו בספר הפרוטוקולים, תוך שמירה על כללי מִנהל תקין, ועל-פי אמות מידה של יעילות, חיסכון, חוקיות, סדירות, אפקטיביות וטוהר המידות
• ועדת הביקורת תבדוק, בין השאר, את הנושאים האלה:
  • ניהול כספי הוועד וספר הקופה
  • בדיקת הדוחות הכספיים השנתיים והבאתם לידיעת ציבור העובדים
  • בחינת המצב הכספי של הוועד, כפי שהוא משתקף מן הדוחות הכספיים
  • לבדוק את המצב הכספי של הוועד, את פנקסי החשבונות של הוועד ואת תשלומי
  • השכר בו, לרבות ייעוד כספי הוועד לקידום פעולותיו עריכת תקציב שנתי, אישורו ומעקב אחר ביצועו
  • ניהול ספר פרוטוקולים, רישום וביצוע ההחלטות, הנוגעות לנושאי כספים ולנושאים אחרים
  • רכישת מוצרים ושירותים באמצעות הוועד, על-פי נוהל רכישת מוצרים ושירותים
  • קיום כללי הפרדת תפקידים בוועד, (כגון: הפרדה בין תפקיד הגזבר לתפקיד מנהל החשבונות)
  • נאותות התיעוד של הפעולות באמצעות מסמכים תקינים
• לערוך דוח ביקורת שנתי ולהגיש אותו למועצת העובדים או לאספת העובדים וכן למרחב/לאיגוד המקצועי/לאגף לאיגוד מקצועי, לפי העניין
• לבדוק כל נושא אחר הקשור לפעילותו של הוועד, לרבות קרנות העזר

על חברי ועדת הביקורת לשמור על סודיות ממצאי הדוח השנתי עד לקבלת תגובת הוועד, לפני הבאתו בפני האספה הכללית

סימן ו': דרכי העבודה של הוועדה

יושב ראש ועדת ביקורת יהיה אחראי לסדרי עבודת הוועדה, לזימונה, לקביעת סדר היום של ישיבותיה, למסירת חומר רקע לחבריה וכן לדיווח לגוף המוסמך, על-פי הצורך.

נעדר יושב ראש ועדת ביקורת מישיבת הוועדה, יבחרו חברי הוועדה מביניהם ביושב ראש לאותה ישיבה.

ועדת הביקורת אינה נוטלת חלק בפעילות השוטפת של ועד העובדים ואינה מחליפה את
שיקול דעתו של הוועד הנבחר בפעולותיו או בקבלת החלטות הוועד.

סימן ז': מניין חוקי לישיבות הוועדה

המניין החוקי לישיבות ועדת ביקורת הוא רוב חבריה הנוכחים, והחלטותיה יתקבלו ברוב רגיל של החברים, הנוכחים בהן. בהעדר מניין חוקי, תידחה פתיחת הישיבה בחצי שעה ולאחריה תתקיים בכל מספר של נוכחים, ובלבד שהוזמנו בכתב לישיבה.

סימן ח': פרוטוקולים

ועדת הביקורת תנהל פרוטוקולים, אשר ישקפו את הנושאים שנדונו בישיבותיה ויפרטו את ההחלטות שהתקבלו. ספר הפרוטוקולים של הוועדה ינוהל לפי הכללים לרישום פרוטוקולים, כפי שנקבעו בתקנון, ובמדריך, בפרק הראשון לעיל.

סימן א': כללי

הכספים, שבהם מטפל הוועד, הם כספי ציבור העובדים. התקציב הוא כלי בקרה חיוני לניהול תקין ויעיל של אותם כספים. התקציב הוא מסמך, המפרט מראש, במונחים כספיים, תכנית עבודה לפרק זמן מסוים, בדרך כלל לשנה. המטרה העיקרית בעריכת תקציב היא תכנון פעולותיו הכספיות של הוועד ובקרה שוטפת במהלך שנת הכספים באמצעות השוואת הביצוע לעומת התכנון. באמצעות התקציב, מעקב ובקרה אחר ביצועו ואישור חריגים, מנווטים הגזבר וועדת הכספים את הפעילות המשקית של הוועד.

סימן ב': חובת עריכת תקציב ותהליכי אישורו

על כל ועד לערוך תקציב שנתי מאוזן ומפורט ולפעול במסגרת התקציב.

הצעת התקציב תוכן בידי הגזבר וועדת הכספים. ההצעה תכלול גם את נתוני התקציב והביצוע לשנה קודמת.

הצעת התקציב תובא לדיון ולאישור במליאת הוועד-
במקום עבודה ארצי ובמקום עבודה, הנמצא בתחום השיפוט של מספר מרחבים של ההסתדרות, יובא התקציב לאישור מועצת העובדים. במקום עבודה, שיש לו תקנון מיוחד, כמשמעותו בתקנון ועדי עובדים, (פרק 5), יובא התקציב לאישור הנציגות המתאימה, לפי הוראות התקנון המיוחד.

סימן ג': קווים מנחים לעריכת תקציב

יעדי התקציב צריכים להיות ריאליים, שאם לא כן נפגמת יעילותו כמכשיר לפיקוח על אופן הביצוע. בוועד עובדים, המקיים פעילויות מסוגים שונים, יש לכלול בתקציב פירוט של סעיפים מוגדרים, באופן, המאפשר זיהוי והערכה של הסטיות בכל אחד מהם. הקפדה על מיון אחיד של הכנסות והוצאות, הן בתקציב והן בביצוע, ועל חלוקה לסעיפים דומים בשניהם, תקל את מלאכת ההשוואה ביניהם. התקציב נותן ביטוי למדיניות הוועד ולתכנית פעולותיו, תוך קביעת סדרי עדיפויות לפי נושאים ויעדים.

כדי לאפשר את השוואת המסגרת התקציבית לביצוע ולהקל על בדיקת התקציב במהלך השנה, רצוי לתכנן את התקציב בחלוקה לתקציבים רבעוניים.

סימן ד': מועד הגשת התקציב

יש להגיש את התקציב לקראת תחילת השנה הקלנדרית, ולא יאוחר מ-30 יום מתחילת השנה. התחיל הוועד את כהונתו באמצע שנה, ייערך תקציב ביניים לתקופה, שמתחילת כהונתו ועד לתום השנה.

סימן ה': עיקרון איזון התקציב

הכלל, שצריך להנחות את הוועד הוא, שיש לתכנן תקציב מאוזן ואין להוציא כספים למטרה, שלא נקבע לה מקור כספי במסגרת אומדן ההכנסות, אלא אם כן אושרה כהוצאה חריגה בידי ועדת הכספים ומליאת הוועד.

אין לתכנן תקציב גירעוני או תקציב עם עודפים בלתי מיועדים.

כדי להבטיח תקציב מאוזן, יש לתכנן תחילה את סך-כל ההכנסות הצפויות להתקבל, על-פי סוגים, ואת ההוצאות, תוך קביעת סדר עדיפויות ופירוט סכומים משוערים לכל הוצאה. תכנון סעיפי ההוצאות ייעשה בהתאמה למועדי קבלת ההכנסות, כדי למנוע התהוות גירעון, ולו זמני, בקופת הוועד.
יש לכלול בתקציב פירוט מלא של כל ההכנסות וההוצאות, ללא יוצא מן הכלל.

כדי שתכנון התקציב יהיה מדויק ככל האפשר, רצוי לסכם עם המעסיק, בכתב, את סכומי השתתפותו בהוצאות הוועד ואת מועדי העברת הכספים. הושג עם המעסיק סיכום בעל-פה, ייערך פרוטוקול מפורט אודות תוכנו וייחתם בידי הנוכחים מקרב חברי הוועד. העתקו יימסר למעביד.

סימן ו': אישור שינויים בתקציב

שינוי, שאינו חורג ממסגרת התקציב, כגון העברה מסעיף לסעיף ושינוי בעיתוי, יאושר בוועדת הכספים וידווח למליאת הוועד.

שינוי של מסגרת התקציב, כגון הגדלת סך ההכנסות או ההוצאות, לאחר המלצות ועדת הכספים, וכן החלטה על שינוים בתקציב באמצעות הוספת סעיף תקציב חדש, יובאו לאישור מליאת הוועד, ובמקום עבודה, שנבחרה בו מועצה - לאישור מועצת העובדים.

סימן ז': בקרה תקציבית

לפני התקשרות או הזמנה וכן לפני אישור חשבונית לתשלום, יש לוודא, שהסעיף והסכום של ההוצאה המתוכננת  נכלל בתקציב ואין חריגה מההיקף הכספי המתוכנן. לא נכלל הסעיף בתקציב יש לפעול בכל הנוגע לשינויים, על-פי המפורט לעיל, בסעיף אישור שינויים בתקציב.

כאמור, כדי לאפשר את השוואת המסגרת התקציבית ולהקל על בדיקת התקציב במהלך השנה, רצוי לתכנן את התקציב בחלוקה לתקציבים רבעוניים. העלתה הבדיקה חריגה של ממש, תמליץ ועדת הכספים על אופן הטיפול בחריגה, למשל: קיצוץ מהסכום, שטרם נוצל או העברה מסעיף לסעיף. ההמלצה תובא לדיון ולהחלטה במליאת הוועד.

סימן ח': אישור הוצאות

הוצאות, הכלולות בתקציב, ייעשו על סמך הוראת תשלום, החתומה בידי האחראי לנושא ההוצאה ובאישור הגזבר.

על הוצאה כספית, שאינה כלולה בתקציב, יש לקבל אישור מוועדת הכספים ולדווח למליאת הוועד.

סימן ט': מעקב אחר ביצוע התקציב

הגזבר אחראי לכך, שוועדת הכספים תנהל מעקב שוטף אחר ביצוע התקציב. המעקב יתבצע באמצעות עיון בספר הקופה ובהשוואת הביצוע בפועל לעומת התקציב המתוכנן. ההשוואה תיעשה לכל סעיף בנפרד ולמסגרת התקציב בכללותה. הדוחות הכספיים, שמגישה ועדת הכספים, יתייחסו גם לביצוע לעומת התקציב.

נתגלו חריגות מהתקציב, יש לכנס את ועדת הכספים/מליאת הוועד ולהחליט כיצד לטפל בחריגות, בהתאם לאמור לעיל.

הגזבר ידרוש, בתחילת כל חודש, ממנהל החשבונות לערוך התאמת בנק ולהביאה לעיונו. 

סימן י': כיסוי גירעון

כאשר נוצר גירעון, על חברי ועדת הכספים להביא לאישור מליאת הוועד הצעות למקורות לכיסוי הגירעון ולאופן הביצוע, ובהכנת התקציב לשנה הבאה יש לתת ביטוי לסכום הגירעון.

סימן יא': ייעוד עודפים

כאשר מסתמנת מגמה של צבירת עודפים, על ועדת הכספים להביא לדיון מליאת הוועד ולאישורו הצעות לקביעת מדיניות לייעוד העודפים.

סימן יב': ועדת השקעות

לשם שמירת על ערך כספי הוועד ומניעת שחיקתו, הוועד רשאי להשקיע את הכספים בהשקעות נטולות סיכון, בהסתמך על ייעוץ מקצועי.

בוועד, המייצג פחות מ-100 עובדים, ובוועד, שמספר חבריו אינו עולה על שלושה, הוועד ישמש כוועדת השקעות.

בוועד, שמחזיק בחשבונו יתרת זכות של 50,000 ₪ ומעלה, לתקופה שמעל שלושה חודשים, יקים הוועד, מקרב חבריו, ועדת השקעות.

מותרת רכישה ומכירה של ניירות ערך ופיקדונות, נטולי סיכון ואשר נועדו לשמור על ערכם הריאלי של כספי הוועד, כאשר הם מצויים ביתרת כספים בחשבון העו"ש ו/או בקופת הוועד. השקעות כאמור מותרות ובלבד, שלפחות 80% מכספי קופת הוועד יהיו נזילים, (דהיינו, יושקעו בפיקדון או השקעה אחרת, אשר ניתנת לשחרור / פדיון בתוך שבעה ימי עבודה)  ויעמדו לרשות הוועד.

כל החלטה אודות השקעה, כאמור לעיל, תצוין בפרוטוקול, תוך פירוט השיקולים והנימוקים לקבלתה.

סימן א': עריכת דוחות כספיים תקופתיים ושנתיים

הגזבר אחראי לעריכת דוחות כספיים שנתיים, והגשתם לוועד העובדים.

הדוחות הכספיים יכללו מאזן, דוח הכנסות והוצאות, הכולל השוואת הביצוע לעומת התקציב, הערות והסברים, כמפורט להלן.

הדו"חות צריכים לתת ביטוי נאות לנתונים הכלולים במערכת החשבונאית של הוועד. הטלת הכנת הדו"ח על הגזבר אינה פוטרת את הוועד מאחריותו לתקינות הדו"ח .

יודגש כי על כל ועד להגיש דו"חות כספיים, ללא קשר להיקף המחזור הכספי שלו.

ועד עובדים, שסכום הגבייה השנתי שלו ממסי ועד עולה על סך 500,000 ₪, מוטלת עליו החובה לערוך דוח כספי מאושר בידי רואה חשבון, לפחות פעם אחת בשנה, ולא יאוחר מ-90 יום, מיום אישורם בוועד. בתום תקופת כהונת הוועד, יש להגיש לאספה הכללית של העובדים ולוועד הנבחר את הדוחות הכספיים, באופן מסודר.

הדוחות כספיים יחתמו בידי יושב ראש הוועד וגזבר הוועד.

סימן ב': שנת החשבון

נקבע, ששנת החשבון של הדוחות הכספיים של הוועד תהיה מ-1 בינואר עד 31 בדצמבר, גם אם במהלך התקופה נערכו בחירות לוועד, וזאת כדי להביא לאחידות בדיווחים.

אם התחיל ועד חדש לכהן במהלך שנת הכספים, ייערכו שני דוחות: דוח כספי שנתי, כאמור לעיל, ודוח כספי ליום העברת קופת הוועד, בהתאם לנוהל העברת קופת ועד, כמפורט להלן בפרק ח'.

סימן ג': מאזן

במאזן יינתן ביטוי מלא לכל הנכסים וההתחייבויות.

המאזן ישקף את נכסי הוועד, כגון: פיקדונות, השקעות בניירות ערך, מזומנים בבנק ובקופה קטנה, יתרות חוב של עובדים לוועד, יתרת חוב המעסיק לוועד וכן את האינוונטר ואת הרכוש הקבוע, שבבעלות הוועד או בחזקתו.

המאזן יכלול את כל ההתחייבויות של הוועד לגורמים שונים, את הקרנות, את יתרת העודף או הגירעון של השנה ואת יתרת העודף או הגירעון המצטבר ליום המאזן.

המאזן יכלול טור השוואה משנה קודמת.

המאזן ייחתם בידי יושב ראש הוועד וגזבר הוועד.

סימן ד': דוח הכנסות והוצאות

בדוח הכנסות והוצאות יינתן פירוט מלא של הכנסות הוועד מכל מקור שהוא, כולל תקבולים, שאינם בחזקת הכנסות, כגון תשלומים של העובדים ושל המעסיק למימון פעולות מיוחדות, שהוועד מארגן, כמו טיול או מכירת כרטיסים להצגה, אך אינו נושא בכל ההוצאות הכרוכות בהן.

יש להציג בדוח פירוט מלא של הוצאות הוועד ושל התשלומים ששולמו לגורמים השונים. את התקבולים ואת התשלומים הנוגעים לכל נושא יש להציג בשלמותם בהכנסות ובהוצאות, בלא קיזוז.

דוח הכנסות והוצאות לשנת הכספים יכלול: נתוני הביצוע של השנה לעומת השנה, שקדמה לה;  התקציב העדכני המאושר; שיעור הביצוע בפועל, באחוזים, לעומת התקציב המתוכנן.

מובהר, שהכנסות קופת הוועד יהיו מאחד או יותר מהמקורות  הבאים:

• תשלומים חודשיים, שישלמו העובדים לקופת הוועד, בשיעור 0.4% מהשכר או שיעור אחר, כפי שתקבע ההסתדרות ובכפוף לחוק הגנת השכר תשי"ח-1958. "שכר", לעניין זה, כולל את כל הרכיבים, המובאים בחשבון, בעת תשלום פיצויי פיטורים כחוק.
• השתתפות המעסיק במימון פעולות תרבות, חברה, חינוך ספורט וכיוצא בזה
• סכומים, אשר מעביר המעסיק לקופת הוועד, לשם עידוד פעולות רווחה
• הכנסות ממקורות כאמור בתקנון, בפרק 8, סימן א', סעיף 8

אין לגבות מהעובדים סכומים נוספים ללא אישור יו"ר האגף לאיגוד מקצועי בהסתדרות – למעט בגין פעולה ייעודית.

סימן ה': סטיות מהתקציב, עודף וגירעון

גזבר הוועד יפקח על ביצוע התקציב ועל סטיות ממנו.

אם נוצרה חריגה של ממש בסכום בפועל לעומת הסכום המתוקצב באחד מסעיפי דוח הכנסות והוצאות, על גזבר הוועד לצרף הסבר בכתב לסיבות לחריגה.

דוח כספי ערוך כנ"ל ישמש כלי בקרה, ולפיו יבחן הוועד ויבדוק באיזה מידה הוא תואם את נתוני התקציב.

סימן א': נוהל העברת קופת הוועד היוצא וקרן העזר לידי הוועד החדש

נוהל זה בא להסדיר ולפרט את הפעולות להעברת קופת הוועד וקרן העזר.

על הוועד היוצא להעביר לידי הוועד החדש, באופן מסודר, את קופת הוועד ואת כל החומר, הקשור לקופת הוועד ולמצב הכספי של הוועד בתוך שלושה ימי עסקים מיום אישור בחירתו. ההעברה תיעשה על-פי "פרוטוקול העברת קופת הוועד". אחריותו של הוועד החדש בעניינים האמורים תחל מן השעה, שבה ייחתם הפרוטוקול הנ"ל.

העברת קרן העזר של הוועד היוצא לוועד הנבחר/הנכנס תיעשה אף היא על-פי נוהל זה, בשינויים המחויבים על-פי העניין.

נוהל זה יחול גם בכל מקרה של הפסקת כהונת הוועד, מכל סיבה שהיא, לרבות  איחוד או פיצול ועדים, לרבות שינוי בתפקידי יו"ר וגזבר.

ההחלטה על איחוד או פיצול והשינויים, המתחייבים מכך, תתקבל בישיבת הוועד ותתועד בפרוטוקול, בו יצוין, בין היתר, המפתח או הקריטריונים, שנקבעו לעניין חלוקת כספי הוועד היוצא.

סימן ב': העברת תיק גזברות הוועד

• תיק הגזברות של הוועד היוצא יימסר ליושב ראש הוועד החדש ולגזבר הוועד החדש. ההעברה תיעשה בנוכחות מנהל החשבונות של הוועד היוצא ומחזיק התיק באיגוד המקצועי במרחב או באגף לאיגוד מקצועי
• ב"פרוטוקול העברת קופת הוועד", יש לציין את כל התיקים והמסמכים המועברים וכן את יתרת הקופה, הרשומה בספרים בתאריך ההעברה, וזאת לאחר שנערכה ספירה בפועל של הכספים בקופה, כמפורט להלן

סימן ג': ספר קופה - העברת מזומנים

יש לפרט את יתרת המזומנים בקופה ובחשבון הבנק ליום ההעברה. יש לבקש מהבנק אישורים על היתרות בחשבונות הוועד, (עו"ש, פק"מ, פצ"מ, פר"י, ניירות ערך וכדומה), נכון ליום ההעברה.

יש לעשות התאמה בין היתרה בחשבון הבנק, לפי ספר הקופה, לבין היתרה, לפי דפי חשבון הבנק.

סימן ד': זכויות חתימה

יש להסדיר בבנק את החלפת בעלי זכות החתימה בהודעה בכתב על ביטול זכות החתימה של חברי הוועד היוצא ועל בעלי זכות החתימה החדשים, בצירוף "פרוטוקול העברת קופת הוועד". (ראה פרק ו', לעיל). כן יש לשלוח העתק מההודעה לבנק ליו"ר ההסתדרות במרחב או ליו"ר האיגוד המקצועי, הנוגע בדבר.

סימן ה': פנקסים

יש לרשום ולפרט את פנקסי ההמחאות ופנקסי הקבלות, (שוברי הכנסה) ושוברי ההוצאות, המועברים מן הוועד היוצא לוועד החדש.

סימן ו': תיעוד

יש להעביר לוועד החדש את האסמכתאות השונות: קבלות, חשבוניות, תדפיסי בנק ומסמכים אחרים, ששימשו אסמכתאות לרישום בספר הקופה וכן את האסמכתאות, שטרם נרשמו.

סימן ז': התחייבויות, נכסים לא רשומים

• חובת הוועד היוצא לדווח לוועד החדש אם קיימות התחייבויות כלפי אנשים/גופים מסוימים ואם יש אנשים/גופים, החייבים לוועד כספים, מוצרים או שירותים, (כגון: המעסיק; עובדים בעבור הלוואות; וספקי שירותים)
• חובת הוועד היוצא לדווח לוועד החדש אם ברשות הוועד היוצא נכסים, רשומים או שטרם נרשמו, כגון : מלאי טובין כולל עודפי שי או רכוש קבוע, (מטלטלין או נדל"ן)
• יש לרשום את הנתונים, הנוגעים לנושאים אלה, בסעיף "שונות" ולהחתים על כך את חברי הוועד היוצא

סימן ח': דיווח כספי

הוועד היוצא יערוך דוח כספי ויעבירו לידי הוועד הנכנס. הדוח יכלול מאזן ודוח הכנסות והוצאות, שישקפו נאמנה את המצב הכספי של הוועד ליום ההעברה ואת תנועת הכספים מתחילת השנה.

סימן ט': דיווח על ביצוע ההעברה

את "פרוטוקול העברת קופת הוועד", יש למלא ולחתום במקור ובשלושה עותקים: המקור - יתויק בתיק הוועד; עותק ראשון - יימסר למזכיר האיגוד המקצועי או להסתדרות במרחב/האיגוד המקצועי/האגף לאיגוד מקצועי, הכל לפי העניין; עותק שני - יועבר ליו"ר הוועד היוצא; עותק שלישי - יועבר למחלקה לבקרה.

סימן א': הגדרות

מערכת חשבונות: ספרי חשבונות ותיעוד, אשר מתפקידו ומחובתו של הוועד לנהלם.

ספר חשבונות: פנקסים, אשר מתפקידו ומחובתו של הוועד לנהלם.

ספר: פנקס, שבו נרשמות פעולות, לרבות כרטסת או פלט מחשב אלקטרוני מודפס במדפסת.

ספר כרוך: ספר, שהוא כרוך, ודפיו מוספרו במספרים עוקבים, לפני התחלת השימוש בו, ובלבד שכאשר נתלש ממנו דף, יישאר בו העתק שלו כרוך,
ומספרו זהה למספר הדף שנתלש.

תיעוד: תיעוד כולל תיעוד פנימי ותיעוד חוץ.

תיעוד פנימי: רישום של פעולה, שנעשה על סמך מסמך, שנערך בידי הוועד או מטעמו ואושר כהלכה.

תיעוד חוץ: רישום של פעולה, לפי מסמך, שנערך בידי גורם חיצוני, שנתקבל ואושר כהלכה בידי הוועד.

תקבול: כל סכום מזומן, לרבות המחאה או שטר, שהתאריך הנקוב בו מאוחר מתאריך קבלתו, שקיבל הוועד במהלך כהונתו ופעולותיו.

דוח כספי: מאזן וחשבון הכנסות והוצאות, לרבות הביאורים והפירוטים, שהם חלק בלתי נפרד מהדוח.

פעולה: כל פעולה, המשפיעה על המצאי בקופה ובנכסים ועל תוצאות רישום האירועים הכספיים של הוועד, לרבות רכישות, הלוואות, פעולות תרבות ואחרות, בין לזכות ובין לחובה.

מזומן: לרבות המחאה, שקיבל הוועד, שהתאריך הנקוב בה, אינו מאוחר מתאריך קבלתה.

תיק תיעוד חוץ: תיק, שבו יישמר תיעוד חוץ, לפי שיטה מקובלת, המאפשרת איתור התיעוד.

רישום שיטתי: רישום עקבי של פעולות בספר כרוך או בכרטסת, המשמש חלק בלתי נפרד ממערכת החשבונות של הוועד.

חייב: מי שחייב כספים לוועד.

זכאי: מי שהוועד חייב לו כספים.

סימן ב': חובת ניהול מערכת חשבונות

ועד חייב לנהל פנקסי חשבונות שישקפו בשלמות ובנאמנות את עסקאותיו ומצבו הכספי.

על כל ועד לנהל מערכת חשבונות, שתאפשר רישום עדכני של פעולות הוועד ועריכת דוח כספי שנתי או כל דוח כספי אחר כאמור במדריך.

חשבונות, המנוהלים בידי ועד העובדים, ינוהלו על בסיס מצטבר ולא על בסיס מזומן.

ועד שמחזורו עולה על 500,000 שקלים חדשים, חייב לנהל מערכת חשבונות על פי שיטת החשבונאות הכפולה.

חלה חובה לשמור את הדוחות ומערכת החשבונות, לרבות כל המסמכים הרלבנטיים, (קבלות, חשבוניות וכיוצא בזה), במשך שבע שנים, בנוסף לשנה השוטפת.

סימן ג': מערכת חשבונות

מערכת החשבונות תכלול ספרי חשבונות, מסמכים ודיווחים, שעל הוועד לדאוג, שיהיו ברשותו כמפורט להלן:

• ספר קופה
• תיעוד פנימי
• תיעוד חיצוני
• דוחות כספיים תקופתיים - ראה פרק ב'.
• כן יהיו במערכת החשבונות המסמכים והדיווחים שלהלן, שיש לנהל לפי הנסיבות:
• ספר אינוונטר
• דוח ספירת מלאי
• כרטסת הלוואות
• כרטסת ניירות ערך
• התאמת חשבון בנק

סימן ד': ספר קופה

ספר קופה יהיה ספר כרוך במסגרת מערכת החשבונות; ספר קופה מפורט, או ספר קופה מקוצר לשימוש במערכת ממוחשבת, בהתאם לנסיבות.

בספר הקופה יירשם כל תקבול וכל תשלום, בציון האסמכתא והתאריך, ובאופן שיאפשר לקבוע את היתרה ולהשוות אותה עם המצאי בפועל בקופה, בכל עת. לכל תקבול בהמחאה יש לצרף פרטים מזהים, כגון מספר ההמחאה, תאריך ושם הבנק, שממנו נמשכה.

ספר הקופה יוחזק במקום, שמוחזקים המזומנים, ובלבד שיותר להוציאו, מעת לעת, לצורך רישום, התאמה ובדיקה. סיכומי התנועות בספר הקופה יירשמו בעט וכן תירשם היתרה בעט, לפחות בסוף כל חודש.

סימן ה': הנהלת חשבונות ממוחשבת

הנהלת חשבונות ממוחשבת תיערך על-פי כללי חשבונאות מקובלים  ועל-פי הנחיות המדריך.

בעת ניהול חשבונות ממוחשב, יש להקפיד על הכללים הבאים:

• סעיפי ההכנסות וההוצאות במערכת החשבונות יכללו חשבונות, לפי אותם סעיפים, המפורטים בתקציב הוועד וב"ספר הקופה האחיד" של הוועד
• מערכת החשבונות הממוחשבת תכלול אינדקס, מאזן בוחן וכרטסת הנהלת חשבונות
  מפורטת
• כל כרטיס הנהלת חשבונות יכלול שם ומספר כרטיס. הכרטיסים ימוינו על-פי סעיפיהם
  ויחולקו לקבוצות שיוך, (לדוגמה: סעיפים מאזניים - השקעות בנקים, רכוש, חייבים, זכאים, מלאי; סעיפים תוצאתיים - שי, פעולות תרבות, פעולות רווחה)

כל כרטיס יכלול פירוט כדלקמן:

*     מספר תנועה

*     מספר פקודה

*     חשבון נגדי

*     תאריך אסמכתה

*     תאריך ערך

*     מספר אסמכתה

*     פרטים מלאים

*     סכום (חובה / זכות)

*     יתרת הכרטיס (תופיע לאחר כל פעולה)

סימן ו': רישומי עזר

התאמות בנק לסוגי החשבונות השונים: עו"ש, ניירות ערך, פיקדונות .

סימן ז': כרטסת

לניירות ערך, להלוואות לעובדים מקרן עזר, לחו"ז עובדים, לחשבונות חייבים וזכאים (גורמי חוץ), לקרן עזר ולחשבונות אחרים.

סימן ח': ספר מצאי (אינוונטר)

הוועד ינהל ספר מצאי, (אינוונטר), שבו יירשמו פריטי ציוד וריהוט, שנרכשו או התקבלו מכל מקור שהוא. הרישום ייעשה על סמך מסמכי הרכישה.

בספר המצאי ירשמו, לפי סדר תאריכי הפעולות, כל הפרטים שלהלן:

• תיאור הפריט
• תאריכי כניסה ויציאה של הפריטים שנרכשו
• מחיר ליחידה
• כמות
• ערך כספי
• שם הספק
• מספר ותאריך חשבונית הספק
• מקום הימצאות הפריט

סימן ט': ספר מלאי 

הוועד ינהל ספר מלאי, שבו יירשמו טובין, שנרכשו או התקבלו מכל מקור שהוא, במסגרת רכישת שי לחגים או פעולות רווחה בעבור כלל העובדים, כמפורט בפרק ט' להלן.  הרישום ייעשה על סמך מסמכי הרכישה והניפוק.

בספר המלאי יירשמו הפרטים המפורטים בו, לפי סדר תאריכי הפעולות,.

סימן י': כללים והנחיות לניהול ספר קופת ועד  - לרישום הנהלת חשבונות

אחד הכללים הבסיסיים בניהול תקין הוא רישום עדכני ומסודר של תנועת הכספים, שבחזקת הוועד ובאחריותו. הרישום נערך בספר הקופה, שהוא הספר הראשי, ובו ניתן ביטוי לפעולות הכספיות של הוועד.

ספר הקופה הוא הספר הבסיסי לרישום, לסיכום ולדיווח על הפעולות הכספיות של הוועד. על-פי הרישומים, הנערכים בספר הקופה, מסכמים, מדי חודש, ובעיקר בסוף שנת הכספים, את סך ההכנסות וההוצאות, לפי המקורות והיעדים השונים.

יש להדגיש, שספר הקופה הוא רק מרכיב במערכת החשבונות. בנוסף לכך, חובה לנהל גם ספרי עזר לנושאים אחרים, כגון: מצב החשבון עם המעסיק, יתרות קרנות והשקעות בבנק, יתרות הלוואות לעובדים.

להלן מובאים כמה כללים חשובים, שהקפדה עליהם, תבטיח רישום תקין של הפעולות הכספיות של הוועד:

• על כל פעולה כספית יש לערוך או לקבל מסמך תקין
• יש לדאוג לאישור כל מסמך בידי הגורם המוסמך
• ספר הקופה יהיה מעודכן ונקי, ואם יידרשו תיקונים, הם ייעשו באופן שיהיה אפשר לקרוא מה נכתב קודם לתיקון. על המתקן לחתום ליד התיקון
• הרישום בספר הקופה ייעשה ביום הפעולה או לכל המאוחר למחרת
• את כל ההמחאות והמזומנים יש להפקיד בחשבון הבנק ביום קבלתם או למחרת
• כסף מהבנק יש למשוך באמצעות המחאות בלבד
• את הסיכומים לכל חודש במערכת החשבונות יש לעשות עד 10 בחודש שלאחריו
• בכל חודש יש להקפיד לערוך את התאמת התנועות והיתרות בין חשבון הבנק בספר הקופה לבין דפי הבנק. את ההתאמות יש לשמור בתיק ריכוז דפי הבנק

סימן יא': טיפול בתקבולים

את כל ההמחאות והמזומנים יש להפקיד בחשבון הבנק ביום קבלתם או למחרת. הרישום יבוצע, כאמור, על-פי שוברי הכנסה, ממוספרים מראש במספר סידורי רץ, ובהם פרטים מלאים על כל פעולה. ההמחאות והמזומנים יופקדו בכספת או בארון נעול במשרדי הוועד עד למועד הפקדתם בבנק, באחריות גזבר הוועד. אין להסב לאחרים המחאות, שנתקבלו לפקודת הוועד.

למקרה שיום המחרת חל בשבת/חג/חופשה, יופקדו ההמחאות והמזומנים ביום העסקים הראשון שלאחריו. הרישום יבוצע, ביום הפעולה או למחרת, אך ורק על-פי שוברי הכנסה ממוספרים ובהם פרטים מלאים על כל פעולה.

סימן יב': המחאות דחויות לגבייה

הטיפול בהמחאות דחויות יהיה כדלהלן:

• בעת קבלת המחאות דחויות יש להקפיד, שכל המחאה תהיה משורטטת, (קרוס), ועל כל המחאה יירשם "למוטב בלבד"
• אין להסב לאחרים המחאות, שנתקבלו לפקודת הוועד
• את ההמחאות הדחויות ניתן להפקיד בחשבון הבנק של הוועד למשמרת, או, לחלופין, להקפיד על שמירתן בכספת במשרד הוועד עד להפקדה ביום הפירעון
• על הוועד לערוך רישום עזר של תנועת המחאות דחויות, באופן שניתן יהיה לקבל מידע על התפלגות הסכומים, לפי מועדי הפירעון
• המחאות דחויות יופקדו בחשבון הבנק של הוועד ביום פירעונן או לכל המאוחר למחרת
• בעת מסירת המחאות דחויות למשמרת בבנק יש לקבל, אחת לחודש, אישור בנק על ההמחאות, שנמסרו לגבייה. גזבר הוועד יוודא עריכת התאמה בין הרשום בספרי הוועד לבין הרשום באישור הבנק
• המחאה שחזרה כלא נפרעת, תירשם בחשבון נפרד במערכת הנהלת החשבונות, ויש לנהל מעקב אחר הטיפול בגבייתה
• המחאות לגבייה יירשמו בספרי החשבונות של הוועד לחובת סעיף המחאות לגבייה ולזכות ההכנסה המיועדת עד למועד פירעונם, זאת לפי יום ערך (תאריך) קבלת ההמחאות. בעת פירעונן, יזוכה סעיף המחאות לגבייה, כנגד חיוב חשבון הבנק

סימן יג': המחאות לפירעון

הטיפול בהמחאות לפירעון, המחאות לתשלום, שמוציא הוועד לספקים, נותני שירותים וזכאים אחרים, יהיה כדלהלן:

• המחאות לפירעון יירשמו על-פי הנוהל, שנקבע בפרק שמיני במדריך
• המחאות אלה יירשמו בספרי החשבונות של הוועד, לחובת ההוצאה המיועדת ולזכות סעיף המחאות לפירעון, עד למועד פירעונן לפי ערך (תאריך) הוצאת ההמחאה. בעת פירעון ההמחאות, יחויב סעיף המחאות לפירעון בספרי החשבונות של הוועד כנגד זיכוי חשבון הבנק
• אין להסב המחאות לפירעון למי שאינו נותן השירות או ספק הטובין או זכאי אחר

סימן יד': השקעות כספיות

רכישה ומכירה של ניירות ערך, חשבונות פיקדון, וכדומה יירשמו בטור המתאים בחשבון ההשקעות הכספיות, (קנייה או מכירה). ההפרש בין העלות ובין סכום המכירה יירשם בטור הכנסות שונות או הוצאות שונות.

סימן טו': התאמות

כל חודש, על הגזבר להקפיד לערוך התאמת תנועות ויתרות בין טורי הבנק בספר הקופה, לבין דפי הבנק. את ההתאמות יש לשמור בתיק ריכוז דפי הבנק.

סימן טז': הלוואות לעובדים מקרן עזר

על מנהל החשבונות לקיים מערכת רישום נפרדת להלוואות במסגרת קרן עזר ולפתוח כרטיס חובה וזכות (חו"ז) אישי לכל חבר/ה בקרן המקבל/ת הלוואה.

חל איסור מוחלט לתת הלוואות לעובדים מקופת הוועד.

סימן יז':  שוברי הכנסה והוצאה

שוברי הכנסה (קבלה)

בעת קבלת כסף במזומנים או בהמחאה או העברה וזיכוי באמצעות הבנק, יש לרשום שובר הכנסה.

שובר הכנסה (קבלה), שהוא מסמך פנימי, ייערך לכל תקבול בנפרד ויכלול את הפרטים הבאים:

• שם הוועד, (מודפס מראש או באמצעות חותמת)
• תאריך
• מספר סידורי עוקב/רץ, (מודפס מראש)
• שם המשלם ומענו
• מספר תעודת זהות, כשמדובר ביחיד או מספר חברה/עמותה, כשמדובר באישיות משפטית לעניין חוק מס ערך מוסף
• סכום התקבול, (הסכום שנתקבל), בספרות ובמילים
• פירוט צורת התקבול, (מזומנים, המחאות). ברישום המחאות יש לפרט את שם הבנק, מספר ההמחאה, זמן פירעון והסכום
• פירוט ומטרת התקבול

את שובר ההכנסה, (הקבלה), יש לרשום במקור ובהעתק. המקור ייתלש מהפנקס ויימסר למשלם, עם קבלת התשלום. ההעתק יישאר בפנקס הקבלות וישמש אסמכתה לרישום בספר הקופה.

קבלה שבוטלה יש לשמור אותה בצמוד להעתק שלה ולסמנה במילה "מבוטל" על גב המקור. יש להקפיד על שימוש בקבלות, על-פי מספרן הסידורי, ברצף.

שוברי הוצאה, (שובר תשלום)

לכל ביצוע תשלום, (באמצעות המחאות בלבד), יש לרשום הוראות תשלום, (שובר תשלום), ולצרפה למסמך הבסיסי. הוראת התשלום תאושר בידי שני חברי ועד, שהוסמכו לכך, אשר אחד מהם חייב להיות הגזבר.

הוראות תשלום, (שובר הוצאה), ושוברי ההכנסה יהיו ממוספרים במספר סידורי עוקב.

שובר תשלום, שהוא מסמך פנימי, ייערך לכל תשלום בנפרד ויכלול את הפרטים הבאים:

• שם הוועד, (מודפס מראש או באמצעות חותמת)
• תאריך
• מספר סידורי עוקב/רץ
• שם המשלם ומענו
• סכום התשלום
• פירוט אופן התשלום, (מזומנים, המחאות)
• פירוט מטרת התשלום
• אישור התשלום, (שם וחתימה), בידי הגזבר וחבר ועד נוסף
• חתימת המקבל

חשבונות הוועד וקרן העזר יהיו באחריות ועד העובדים בלבד, ינוהלו באמצעותו ורק חברי הוועד יהיו בעלי זכות החתימה והכל בכפוף לאמור בתקנון ובמדריך.

סימן יח': הנחיות והכנות לקראת גמר שנת חשבון

להלן מובאים, בראשי פרקים, נושאים לטיפולם של חברי הוועד, בעיקר של הגזבר ושל מנהל החשבונות.

פעולות עיקריות

• גמר רישום כל הפעולות עד ליום המאזן
• התארגנות לקראת ספירת המלאי ועריכתה של הספירה בפועל
• סיכום ספר הקופה
• קבלת אישורי יתרות מהבנק ומגורמים אחרים (מעביד, ספקים וכו') ליום המאזן, (31 בדצמבר)
• עריכת התאמות בנקים בכל סוגי החשבונות, וכן התאמה עם המעסיק ועם חייבים או זכאים אחרים
• עריכת פרוטוקול על ביקורת הקופה ליום המאזן
• עריכת תקציב לשנה הבאה, שיובא לאישור הוועד
• פתיחת ספר קופה לשנה החדשה והעברת היתרה מסוף השנה הקודמת
• לאחר אישור הדוח הכספי השנתי, יש לפתוח את יתרות הפתיחה של כל החשבונות המאזניים

רשימות עזר

• דוח מכירות ניירות ערך
• ריכוז מצאי ניירות ערך
• רשימת העובדים החייבים בגין הלוואות
• דוח פעילות תרבות/טיול
• דוח ספירת אינוונטר/טובין
• תקציב

דוח כספי שנתי
יש להכין דוח הכנסות והוצאות, מאזן, כולל ביאורים, ודוח התפתחות העודף/הגירעון.

סימן יט': נוהל "קופה קטנה"

ועד רשאי לנהל "קופה קטנה", לצורך ביצוע של הוצאות דחופות של הוועד בסכומים קטנים.

דמי המחזור ב"קופה הקטנה" לא יעלו על אלף ₪. 

הוועד יסמיך את אחד מחבריו לנהל את כספי המחזור של "הקופה הקטנה", שסכומם ייקבע בישיבת הוועד ויירשם בפרוטוקול.

גזבר הוועד ינפיק המחאה לפקודת האחראי על "הקופה הקטנה" ויחתים אותו על מסמך, המאשר קבלת הסכום של דמי המחזור.

כל הוצאה מכספי "הקופה הקטנה" תיעשה כנגד מסמכים נאותים בלבד, (חשבונית מס / קבלה).

כל תנועות הכספים של הקופה הקטנה יירשמו ב"דוח על הוצאות - קופה קטנה", המצורף להלן.

כאשר מרבית כספי הקופה הקטנה הוצאו, יעביר האחראי את הטופס הממולא, בצירוף האסמכתאות להוצאות, לאישור הגזבר ויו"ר הוועד, לרישום בהנהלת החשבונות ולהנפקת המחאה חדשה של דמי מחזור.

על אחראי "הקופה הקטנה" לשמור את כספי "הקופה הקטנה" והמסמכים במקום נעול ובטוח.

האחראי על "הקופה הקטנה" אחראי ישירות כלפי הוועד לשלמות הכספים.

ועדת הביקורת תבצע ביקורת פתע על שלמות כספי "הקופה הקטנה", מספר פעמים בשנה.  

דוח על ההוצאות – "קופה קטנה"

לתקופה מיום  ----/--/--  עד    ----/--/--

היתרה בקופה ליום  ----/--/--     -------

הכנסה לפי המחאה מס'   -------

היתרה המצטברת           -------

סה"כ הוצאות לתקופה   -------

יתרת הקופה להעברה לדף הבא  -------

  -------------------          -------------------                        ----------------------

    אישור יו"ר הוועד                  אישור הגזבר                             אישור האחראי על "הקופה הקטנה"

סימן כ': שמירת רשומות ומסמכים

הוועד צובר, במשך פעילותו השוטפת, מסמכים שונים, כגון: קבלות, חשבוניות, העתקים של המחאות, כרטסות עזר, ספר קופה, דוחות כספיים שנתיים ומסמכים אחרים, הנוגעים למערכת החשבונות שלו. כן מחזיק הוועד מסמכים משפטיים שונים, כגון: הסכמים, פרוטוקולים מישיבות הוועד וכדומה.

שמירת המסמכים תיעשה כדלהלן:

• יש לתייק את כל החומר, באופן רצוף, לפי סדר כרונולוגי ולפי מפתח נושאים
• את המסמכים, הנוגעים לרשומות החשבונאיות, יש להחזיק במשרד הוועד או במקום העבודה
• אפשר להוציא מתחומי המשרד, על-פי הצורך, חומר תיעודי של הרשומות החשבונאיות או חלק מהן, לשם ביצוע עבודת הבקרה או הביקורת, השלמת רישומים או מתן עדות
• הוועד ישמור במשרדיו את המסמכים הנוגעים לנושאים משפטיים, פרוטוקולים והסכמים חשובים
• מסמכי הנהלת החשבונות יישמרו, כמקובל, לתקופה שלא תפחת משבע שנים ובהתאם לכל דין

סימן כ"א: חוקי המיסוי והוועד 

חובה על ועד עובדים לנהוג על-פי החוק התקנות של רשויות המס בכל פעולותיו הכספיות.

על ועד חלה חובת ניכוי מס במקור על תשלומים כדלקמן:

• משכורת, (אם הוועד מעסיק עובדים בשכר)
• שכר, המשולם לאמנים
• תשלומים לספקים ונותני שירותים
• חובת ניכוי מס במקור מתשלומים מסוימים, ("הוצאות עודפות", וכדומה)

תקנות מס הכנסה פוטרות מחובת ניכוי מס במקור, אם מדובר בתשלום חד-פעמי, כאשר התשלום, (כולל מע"מ), הוא פחות מהסכום, הנקוב בתקנות.

במקרה שהוועד חייב להעביר ניכוי מס במקור או תשלום בגין הוצאות עודפות, על הוועד לפתוח תיק ניכויים במס הכנסה ולשלם את המס עד ל- 15 לחודש בגין כל חודש שחלף.

סימן א': כללי

נוהל זה בא לקבוע כללים לפתיחת חשבון בנק של הוועד וסגירתו; להסדיר מינוי בעלי זכות החתימה והחלפתם; השימוש בהמחאות לתשלום הוצאות הוועד; מבנה פנקס ההמחאות ואופן ניהולו.

כל הוצאת כספים מחשבונות הבנק של הוועד תיעשה אך ורק באמצעות המחאות - אין למשוך מזומנים.

התשלומים באמצעות המחאות יבוצעו בהסתמך על שוברי הוצאה, מאושרים בידי שני חברי ועד, שהוסמכו לכך על-ידי הוועד.

סימן ב': פתיחת חשבון בנק וסגירתו

הפעילות הכספית השוטפת של הוועד תנוהל בחשבון עו"ש בבנק. פעילות כספית נוספת, כגון קרן עזר להלוואות, תנוהל בחשבון בנק נפרד.

פתיחת חשבון וסגירתו תיעשה אך ורק באישור ההסתדרות במרחב, שבתחום שיפוטו פועל הוועד.

פתיחת חשבון בנק של ועד ארצי וסגירתו תיעשה באישור האיגוד המקצועי, שבמסגרתו פועל הוועד, אלא אם נאמר אחרת בתקנון מיוחד, כהגדרתו בתקנון ועדי עובדים.

חשבון הבנק יהיה על שם ועד העובדים.  

סימן ג': בעלי זכות חתימה

בישיבה הראשונה, שלאחר בחירת ועד, יקבע הוועד החדש, מבין חבריו, את בעלי זכות החתימה על המחאות. הודעה על בעלי זכות החתימה מטעם הוועד החדש וביטול זכות החתימה של חברי הוועד היוצא תועבר לאישור ההסתדרות במרחב/האיגוד המקצועי/ האגף לאיגוד מקצועי, הכל לפי העניין ולאחר מכן תועבר  לבנק.

מספר בעלי זכות החתימה בחשבון הוועד לא יפחת משלושה.

סדרי החתימה על מסמכים יהיו כדלהלן: 

• על כל המחאה יחתמו שני בעלי זכות חתימה, בצירוף חותמת הוועד
• הגזבר ושני חברים נוספים בוועדת הכספים יהיו בעלי זכות חתימה
• חתימתו של הגזבר על כל המחאה תהיה הראשונה משתי החתימות הדרושות
• נעדר הגזבר מפאת מילואים, מחלה או חופשה מעל שבוע, יחליט הוועד מי מחברי הוועד ימלא את מקומו כבעל חתימה ראשונה מחייבת וירשום החלטתו בפרוטוקול ויציין את הסיבה להיעדרו
• חתימה של בעל זכות חתימה תיעשה לאחר בדיקת קיומה של יתרת זכות מספקת בחשבון. הגזבר אחראי לכך, שלא יוצאו כספים בחריגה, כגון, משיכת יתר מחשבון הבנק

סימן ד': החלפת בעלי זכות חתימה

כאשר מתעורר צורך להחליף בעלי זכות חתימה, עקב חילופי חברי הוועד, יש לקבל על כך את אישור ההסתדרות במרחב/האיגוד המקצועי/האגף לאיגוד מקצועי, הכל לפי העניין, ולהודיע על ההחלפה במכתב רשום לבנק בציון שם בעל זכות החתימה החדש ושם בעל הזכות שבוטלה.

הוחלף הוועד כולו, ישלח הוועד היוצא מכתב לבנק ובו הודעה על הפסקת פעילותו, באישור ההסתדרות במרחב. לא עשה כן הוועד היוצא, תינתן ההודעה בידי ההסתדרות במרחב/ האיגוד המקצועי/האגף לאיגוד מקצועי, הכל לפי העניין.

לכל פעולה במסגרת חילופים/שינויים כאמור יירשם פרוטוקול וייחתם בידי יושב-ראש הוועד והגזבר.

על הוועד החדש להודיע לבנק על בעלי זכות החתימה החדשים.

העתקי הפרוטוקולים והמכתבים, הנוגעים לבעלי זכות החתימה, יימסרו להסתדרות במרחב/האיגוד המקצועי/האגף לאיגוד מקצועי, הכל לפי העניין.

סימן ה': מבנה פנקס המחאות ואופן ניהולו

מבנה פנקס המחאות ואופן ניהולו יהיו כדלקמן:

• פנקס ההמחאות של הוועד יכלול מקור והעתק, אשר ישמש אמצעי רישום ובקרה
• בספח ההמחאה ובהעתק שלה יצוינו פרטים מלאים, הנוגעים לתשלום ולמהותו
• ההמחאות יהיו משורטטות, (קרוס), "למוטב בלבד"
• הוועד יזמין מראש כמות של פנקסי המחאות, שיצוין עליהם שם הוועד ומענו. הגזבר הוא האחראי על החזקת מלאי פנקסי ההמחאות ועל שמירתם במקום נעול, (לרבות פנקסי המחאות רזרביים, ופנקסי המחאות משומשות).
• אין להוציא המחאה, שאינה משורטטת. חל איסור מוחלט לחתום על המחאות מראש, (בלנקו, המחאות ריקות)
• יש לשמור המחאות מקור שבוטלו, בצמוד להעתק שלהן ולסמן על המקור "מבוטל"
• יש להקפיד על שימוש בהמחאות על-פי מספרן הסידורי ברצף.

סימן א': הנחיות לניהול קרן עזר

בתקנון, בפרק 8 סימן ב', נקבע, שהעובדים במקום עבודה רשאים להחליט על הקמת קרן עזר, שתכונן, תפעל ותנוהל על-פי תקנון מפורט ומיוחד שאושר והכל כאמור במדריך.

סימן ב': חברות בקרן עזר

החברות בקרן עזר איננה בגדר חובה על כלל העובדים ונתונה להחלטתו של כל עובד.

סימן ג': עריכת תקנון

אספה כללית של העובדים במקום עבודה רשאית להחליט על הקמת קרן עזר למען מטרה מוגדרת או מספר מטרות, תוך ציון המטרות העיקריות. חובה לערוך לקרן תקנון מפורט בכתב ולהביאו לאישור המרחב או האיגוד המקצועי הארצי, לפי העניין.

יש לכלול בתקנון הקרן סעיף, המכפיף את הקרן למרות ההסתדרות, בכלל ולגופי הביקורת שלה, בפרט, גם כאשר היא מתאגדת כעמותה.

במקום עבודה ארצי או במוסד ארצי או אצל מעביד ארצי תבוא מועצת העובדים הארצית במקום אספת עובדים כאמור, אלא אם נאמר אחרת בתקנון מיוחד, כמשמעותו בתקנון ועדי עובדים.

התקנון של קרן העזר יובא לאישורה של אספה כללית של העובדים או של מועצת העובדים הארצית, לפי העניין, ויאושר ברוב מוחלט, דהיינו 50% מכלל החברים ועוד קול אחד, לפחות.

תקנון קרן עזר יכלול, בין השאר, את הסעיפים כדלקמן:

• שם הקרן, (רצוי, שהשם יבטא את מהות הקרן)
• מטרות הקרן
• אמצעים כספיים ומקורות לייסוד הקרן
• מוסדות הקרן ואופן בחירתם, (הנהלה, ועדת ביקורת)
• חברות בקרן, חובות החבר וזכויותיו
• כללים להגשת בקשות לקרן
• תנאי מתן הלוואות מקרן הלוואות, (ראה פירוט להלן)
• אישור מקרים חריגים
• מערכת חשבונות ודיווח כספי
• ביקורת
• זכויות הפורשים מן הקרן
• אופן סגירת הקרן

סימן ד': הנהלת הקרן

חברי הוועד יכולים להיבחר להנהלת הקרן, על-פי התקנון, בתנאי שמספרם לא יעלה על שליש מחברי הנהלת הקרן.

סימן ה': דיווח כספי

לכל קרן יש לנהל מערכת חשבונות נפרדת. בתום כל שנה יש להציג דוח כספי, שיכלול מאזן, דוח הכנסות והוצאות, דוח תנועת קרן חיסכון ודוח תנועה בחשבון ההלוואות. המאזן ייחתם בידי יושב ראש הנהלת הקרן ומנהל החשבונות של הקרן. הדוחות יובאו לידיעת ציבור החברים בקרן.

סימן ו': חשבון בנק של הקרן ובעלי זכות חתימה

את הפעילות הכספית של הקרן יש לנהל בחשבון בנק נפרד באופן שתהיה הפרדה ברורה ומוחלטת בין כספי הקרן לבין כספי הוועד.

הנהלת הקרן תקבע את בעלי זכות החתימה על הוראות תשלום ואת בעלי זכות החתימה על המחאות. הודעה בכתב על כך תועבר לבנק ולמרחב/לאיגוד המקצועי.

חתימת שני בעלי זכות חתימה, בצירוף חותמת הקרן, מחייבת את הקרן בפעולותיה הכספיות.

סימן ז': כללים לשימוש בקרן

הקרן תנוהל על-פי מטרותיה, המוגדרות בתקנון,  ועל-פי מדיניותה.

הכנסת תקבולים לקרן והוצאת כספים ממנה ייעשו אך ורק בהתאם למטרות הקרן, לתקנון שלה ולמדיניות, שנקבעה ואושרה כדין.

סימן ח': קרן הלוואות

בקרן, שעיקר מטרתה מתן הלוואות, יש לקבוע קריטריונים למתן הלוואה ולתדירות מתן ההלוואות לעמיתים העובדים, החברים בה. יש לקבוע את תנאי החזר ההלוואה: תקופת הפירעון, מספר התשלומים, הביטחונות (הערובות) והריבית.

יש לקבוע פורום, שידון בבקשות הלוואה רגילות, ופורום שיאשר שינויים וחריגים בתנאי ההלוואות לפי אמות-מידה ידועות, שייקבעו מראש בכתב, ללא אפליה בין עמית לעמית.

סימן ט': ביקורת פעולות הקרן

ועדת הביקורת של הוועד תבקר גם את פעולות קרן העזר והתאמתן לתקנון ועדי עובדים ולתקנון הקרן. אין באמור כדי לגרוע מסמכויות המחלקה לבקרת ועדי עובדים והמבקר הפנימי להסתדרות, כאמור בחוקת ההסתדרות, בתקנון ועדי עובדים ובמדריך.

קרן העזר תהיה נתונה לפיקוח ובקרה, כאמור בתקנון ובמדריך, ואין בדרך ההתאגדות של הקופה או הקרן כדי לגרוע מסמכויות אלה, לרבות אם הוקמה כקופה/קרן/אגודה/עמותה  וכיוצא בזה.

סימן י': הנחיות לרישום ולדיווח כספי של קרן עזר

הרשומות החשבונאיות בספרי קרן העזר ייערכו בצורה, שתאפשר הכנת מאזן של הקרן, לרבות נכסים והתחייבויות, וכן דוח הכנסות והוצאות על פעילותה הכספית של הקרן ודוח על תנועת ההלוואות לתקופה נתונה.

סימן יא': דוחות כספיים

הדיווחים הכספיים השנתיים יכללו את הדוחות הבאים:

• מאזן לקרן עזר
• דוח הכנסות והוצאות לקרן עזר
• התנועה בקרן חיסכון
• התנועה בחשבון הלוואות

סימן יב': טפסים

מערכת החשבונות תכלול כרטסת עזר כמפורט להלן:

• כרטיס הלוואה לעובד
• רשימת העובדים החייבים בגין הלוואות
• כרטיס תנועת הלוואות

סימן א': כללי

נוהל זה בא לקבוע עקרונות והנחיות, שעל-פיהן יפעלו ועדי העובדים, בכל הנוגע לרכישת מוצרים ושירותים - לרבות אירועים - בכספי ציבור העובדים, שהם נאמניו. יש להקפיד על טוהר המידות, על סדרי מִנהל תקין ועל קיום הדין, האוסר על ניגוד עניינים ועל הימצאות, ולו לכאורה, במצב של ניגוד עניינים.

סימן ב': הגדרות

ספק: יצרן, סוחר, יבואן ומוכר מוצרים או נותן שירותים כדין.

ועדה: בפרק זה, פירושה ועדה בת שלושה חברים לפחות, שבחר ועד העובדים, מקרב חבריו, לשם ביצוע נוהל זה, שאליה יצורף עובד נוסף, שאיננו חבר בוועד, ושהוא, לדעת הוועד, בעל כישורים נאותים להשתתף במשא ומתן עם יצרנים.

סימן ג': מסגרת הרכישה

ועד עובדים יטפל ברכישת מוצרים או שירותים מאת ספק במסגרת רכישת שי לחגים או במסגרת ביצוע פעולות רווחה בעבור כלל העובדים במקום העבודה בלבד ולא לשום מטרה אחרת, השונה מן האמור לעיל, למעט רכישת ציוד משרדי.

סימן ד': הקמת ועדת רכישות והרכבה

הטיפול ברכישת מוצרים או שירותים מספק ייעשה בידי ועדה כהגדרתה לעיל.

בשום מקרה אסור, שיתקיים, במישרין או בעקיפין, מצב של ניגוד עניינים של חברי הוועדה, בהליך ההתקשרות עם ספק. האחריות להודעה על מצב של ניגוד עניינים מוטלת על חבר הוועדה, הנוגע בדבר.

לדוגמה: לא ישותף בצוות המשא ומתן מי, שבמסגרת תפקידו במקום העבודה או באופן אחר, יש לו, במישרין או בעקיפין, עניין בעסקה עם היצרן או אם הוא קרוב משפחה של הספק. בנסיבות אלו, יצרף ועד העובדים במקומו עובד אחר, מקרב חברי הוועד או עובד נוסף, שאינו חבר ועד.

סימן ה': ניהול משא ומתן 

ועד המתכנן רכישת שי לחגים, רכישת מוצרים  עבור שי לעובדים לחגים או רכישת שירותים כגון: ארגון אירועים, טיולים או נופש בארץ, המיועדים לכלל ציבור העובדים או לקבוצת עובדים, (כגון אימהות עובדות), יעביר אל ספקים, כהגדרתם לעיל, טופסי בקשה לקבלת הצעת מחיר בכתב.

בכל מקרה, חובה לקבל שלוש הצעות מחיר, לפחות.

הוועד יקבע מועד סופי לקבלת הצעות המחיר ויהיה רשאי להאריך את המועד, בהתאם לנסיבות ובכפוף להחלטתו המנומקת, בכתב.

החלטת הוועדה, בתום המשא והמתן וסיכומו, תהיה בגדר המלצה לוועד העובדים, ויש להביא זאת לידיעת כל ספק, המשתתף במשא ומתן.

דיוני הוועדה והחלטותיה יתועדו בפרוטוקול, על-פי המפורט בפרק הראשון לעיל.

לאחר קבלת ההחלטה על בחירת הספק או נותן השירות, יש לחתום על הסכם מפורט בין הצדדים, שיעגן את חובות וזכויות הצדדים.

סימן ו': בחירת היצרן

השיקולים בבחירת היצרן יכללו, בין השאר:

• המלצות על היצרן
• היות עובדי היצרן/הספק מאוגדים בהסתדרות ומקבלים שכרם כדין
• העדפת תוצרת כחול-לבן
• טיב המוצר או השירות
• עלות המוצר או השירות
• אישור ממס הכנסה ומע"מ, שלפיו היצרן הוא עוסק מורשה ומנהל פנקסי חשבונות כחוק

בכל מקרה, המלצת הוועדה תפרט בכתב את השיקולים ואת הנימוקים לבחירת הספק וההחלטה תירשם בפרוטוקול.

יש להקפיד לקבל מאת היצרן מסמך, המפרט את נתוני ההזמנה, כפי שסוכמו במשא ומתן, אשר יכלול את הפרטים והתנאים העיקריים של העסקה, וביניהם לפחות:

• כמות ופירוט הטובין/השירותים; (אם יש עניין - גם אופציה להגדלת הכמות ובאלו תנאים)
• המחיר ליחידה וסך הכל ערך הרכישה בש"ח
• מועד אספקה
• תנאי תשלום
• אחריות, ביטחונות, שירות
• הנחות, עמלות, הטבות, (ראה להלן סימן י')

סימן ז': ביטוח פעולות שמארגן הוועד

בכל פעולה, שמארגן הוועד או, שהוועד שותף לה, ישנה חובה להבטיח קיומה של פוליסת ביטוח, אשר תכסה כל נזק, העלול להיגרם כתוצאה מפעילות זו ושעלול לחול על הוועד או כל אורגן של ההסתדרות.

סימן ח': אישור מליאת הוועד

ההחלטה הסופית בדבר בחירת היצרן תתקבל במליאת הוועד, לאחר דיון בהמלצת הוועדה, ותירשם בספר הפרוטוקולים של הוועד, תוך פירוט השיקולים והנימוקים לבחירת היצרן כאמור.

סימן ט': הזמנה

כל רכישה של טובין או שירותים תיעשה באמצעות הזמנה, חתומה בידי הגזבר. ניתן להשתמש בפנקס הזמנות.

הזמנה תיערך במקור והעתק. המקור יימסר לספק וההעתק יישאר בוועד למעקב.

סימן י': הנחות והטבות

אם העניק ספק הנחות או הטבות כלשהן, בעקבות קנייה מרוכזת של טובין או רכישת שירות מרוכז או הפעלת זכות אופציה, יש לפרט בכתב את מהות ההנחה/ההטבה ונתוניה, ולהביאה לידיעת מליאת הוועד. הוועד יחלק את ההנחה/ההטבה האמורה באופן שוויוני לכלל העובדים באחת הדרכים כדלהלן:

• הוזלת עלות המוצר או השירות לכלל העובדים
  • כל הסדר אחר, השומר על עיקרון השוויוניות בחלוקת ההנחה/ההטבה בין כלל העובדים, הנוגעים בדבר. אופן חלוקת ההנחה/ההטבה כאמור ושיטת ביצועה יפורטו בפרוטוקולים של הוועד

חל איסור חמור על חבר הוועדה או הוועד ליהנות מיתרון כלשהו, ישיר או עקיף, בהנאה מהנחה/הטבה כאמור.

סימן יא': קבלת הטובין

עם קבלת הטובין מהספק, על המזמין/מקבל הטובין לבדוק ולוודא, שישנה התאמה בין הטובין שהתקבלו לבין ההזמנה ותעודת המשלוח וחשבונית הספק, מבחינת הכמות, האיכות והמחיר ולאשר בחתימתו על המסמך של הספק, שיועבר לגזבר/להנהלת החשבונות, לבדיקה נוספת של האסמכתאות ורישומן.

סימן יב': רישום

ועד עובדים ינהל רישום מדויק של כמות הטובין או השירותים שנרכשו, והעובד, המקבל את המתנה/המוצר/השירות, יחתום אישית על קבלתם. חתימתו תשמש ראיה לקבלה.

הוועד ינהל רישום כמותי של מלאי המוצרים, הטובין או הכרטיסים, שנתקבלו וחולקו ושל עודפים שנותרו, (במידת הצורך).

סימן יג': דוח מסכם

בגמר פעולת הרכישה של המוצר או השירות יערוך הוועד דין וחשבון מסכם בכתב.

סימן יד': ספירת ציוד

מדי שנה, ביום האחרון של חודש דצמבר, תיערך "ספירה בעין" של המלאי והמצאי של הוועד. הוועד ימנה צוות ספירה, בן שני חברים לפחות, שלפחות אחד מהם אינו נוגע לטיפול ברכש או ברישום בהנהלת החשבונות.

הספירה תיערך בהשוואה לרישומים על המלאי והמצאי של הנהלת החשבונות. הצוות ידווח, בכתב, אם מצא פריטים, שאינם רשומים או חוסר בפריטים רשומים. על-פי תוצאות הספירה יבוצע עדכון של הרישומים. הוועד יחליט באיזה צעדים לנקוט במקרה של פריטים חסרים.

על ועדת הביקורת לערוך, במהלך השנה, בדיקות פתע של שלמות המלאי והמצאי, באופן מדגמי או מלא.

סימן טו: אחריות אישית

בכל עניין, הנוגע לרכישת טובין ושירותים מכל סוג שהוא, מוטלת על חברי הוועד חובה מיוחדת לנהוג בתום לב, תוך הקפדה על טוהר המידות וכללי מנהל תקין, ותוך נקיטת אמצעי הזהירות למניעת נזקים, כתוצאה מפעילות זו.

סימן א': כללי

הבקרה, כבסיס ללמידה, חיונית לתפקוד כל אחד מחברי הוועד ולתפקוד הוועד כולו. בהגברת המודעות להליכי הבקרה וכלליה יש כדי לסייע הן לביקורת בבואה לבקר את פעולת הוועד, והן למוסדות המופקדים על הוועד, (המרחב, האיגוד המקצועי) והן לוועד על ועדותיו השונות, בבואם לערוך בחינה עצמית.

הבקרה בקופת ועד מתייחסת למגוון רחב של נושאים. הוועד ומוסדותיו, ובמיוחד ועדת הביקורת, וכן הגופים, המופקדים על הוועד, (המרחב/האיגוד המקצועי), יכולים להיעזר בעבודתם בפירוט הנושאים, המובא להלן בנספח ב' למדריך.

סימן ב': הכנת מסמכים ונתונים לקראת ביצוע בקרה

חלק א'

המחלקה לבקרה עורכת בקרה בוועד על-פי הודעה מראש ובכתב לוועד המבוקר ולמרחב ולאיגוד המקצועי, הנוגעים בדבר.

לשם עריכת הבקרה של המחלקה לבקרה, נדרש הוועד להמציא למחלקה לבקרה,  בתוך שבועיים, ממועד קבלת ההודעה,  את המסמכים והפרטים כדלהלן:

1. דפי חשבון בנק לשנת (לתקופה מ-               עד               )
2. אישורי יתרות בנק ליום           וליום                    (ריכוז יתרות והתאמות בנק)
3. מאזן בוחן אחרון
4. דוח הכנסות והוצאות
5. דוחות על פעולות תרבות/רווחה
6. מאזן שנתי מאושר אחרון
7. ספר פרוטוקולים מישיבות הוועד והוועדות
8. רשימות מקבלי שי לחגים
9. מסמכי הנהלת החשבונות, הכוללים פנקסי המחאות, אסמכתאות להכנסות ולהוצאות, חשבוניות מס, קבלות, שוברי הכנסה, שוברי הוצאה וכל מסמך רישום עזר אחר
10. רשימת חייבים, רשימת זכאים, רשימת מלאי
11. ספרי עזר, כגון ספר אינוונטר וכרטיסי חו"ז עובדים

חלק ב'

יש למלא את הפרטים כדלהלן:

1. המספר הכללי של העובדים במקום העבודה                     קבועים                     זמניים                    
   אחרים (פרט)                    
2. השתייכות מקצועית:                           
3. מחזיק תיק הוועד באיגוד המקצועי במרחב                              
4. הבחירות האחרונות נערכו בתאריך                                 
5. נבחרו חברי ועד כמפורט להלן:

      שם                     תפקיד בוועד                        מספר קולות                       

      שם הגזבר _______________ מנהל החשבונות ______________

6. מועד בחירת ועדת הביקורת הפנימית ושמות חבריה
7. האם מתנהל ספר פרוטוקולים
8. חשבון בנק           בסניף                 מספר חשבון                                      
9. מכתב לבנק על שמות בעלי זכות החתימה
10. מקורות ההכנסה
11. יעדי ההוצאות
12. האם מתנהל ספר קופה
13. האם לוועד המחאות דחויות, שטרם נרשמו בספרים (פירוט)
14. האם ברשות הוועד נכסים כלשהם, שטרם נרשמו בספרים כגון: רכוש קבוע, מלאי טובין, קרנות, פיקדונות בנק, המחאות לטובת הוועד (פירוט)
15. האם יש לוועד התחייבויות כלשהן, שטרם נרשמו בספרי החשבון (פירוט)
16. האם נערך תקציב שנתי מאושר בידי הוועד
17. האם ומתי הוגש לציבור העובדים דוח כספי שנתי אחרון על פעילות הוועד
18. הערות אחרות
19. סכום הגבייה מעובד
20. מחזור כספי
21. ועדת כספים
22. ועדה לעניין "נוהל רכישת מוצרים ושירותים", במקום שהוקמה כזו

סימן ג': מבחר שאלות לפי נושאים

  א. הפרדת תפקידים

1. האם יש הפרדת תפקידים בין יו"ר הוועד, הגזבר ומנהל החשבונות
2. האם חברי הוועד ממלאים במקום העבודה באופן קבוע או ארעי תפקיד, שיש בו ניגוד אינטרסים ישיר או עקיף עם כהונתם בוועד
3. האם חברי הוועד מכהנים גם חברים בוועדת הביקורת
4. האם חברי ועדת הביקורת משמשים גם בתפקיד ביצועי

  ב. ועדת הביקורת

1. האם נבחרה ועדת ביקורת? אם כן, פרט את שמות החברים בוועדה
2. האם ועדת הביקורת פעילה
3. מהי תדירות התכנסות ועדת הביקורת (פירוט)
4. אילו נושאים בדקה הוועדה ומהם הממצאים? פרט בקיצור
5. האם הוועדה מתעדת את התכנסותה בפרוטוקול

  ג. ספר פרוטוקולים

1. האם הפרוטוקולים של מוסדות הוועד ממוספרים במספר סידורי רץ
2. האם נרשמים תאריכים, שמות הנוכחים ונושאים לדיון
3. האם נרשמות ההחלטות, שנתקבלו בנושאי כספים ובנושאים אחרים
4. האם נערכו ישיבות לפחות אחת לחודש
5. האם חברי הוועד חתומים על הפרוטוקול
6. לאילו ועדות נערכים פרוטוקולים (פירוט)

  ד. תקציב

1. האם נערך ואושר תקציב שנתי בהתאם לנוהל
2. האם התקציב המתוכנן מתבסס על תזרים מזומנים חודשי
3. האם התקציב מאוזן? אם לא, פרט את הסיבות לכך
4. האם כלולים בתקציב כל סעיפי הפעולות המתוכננות
5. האם נערכים מעקב ובקרה אחרי ביצוע התקציב בפועל
6. האם נערכים דוחות השוואה תקופתיים ביו ההכנסות וההוצאות על-פי התקציב המתוכנן ובין הנתונים בפועל
7. מהם מרכיבי ההוצאה העיקריים בתקציב
8. האם סטיות מהותיות מהתקציב בגין הוצאות בלתי מתוכננות ושינויים בהכנסות נבדקות ומאושרות בידי הוועד או מי שהוסמך על-ידו

  ה. ניהול ספר קופה

1.  האם מנהלים ספר קופה אחיד בהתאם לנהלים
2.  האם מקפידים על ביצוע הכללים וההנחיות, כפי שהודפסו ופורטו בספר הקופה
3. האם כל פעולה נרשמת ביום ביצועה או למחרת
4. האם רושמים סיווג נכון ומקצועי של סעיפי ההכנסות וההוצאות
5. האם לכל אירוע ופעולה מצורף תיעוד
6. האם נוהגים לתייק את המסמכים בקלסרים באופן מסודר בהתאם לרישום בספרי הקופה
7. האם עורכים התאמת בנק אחת לחודש ומי עורך אותה
8. האם מבוצע רישום המחאות דחויות (פירוט)

 ו. דוחות כספיים שנתיים

1. האם עורכים דוחות כספיים שנתיים, הכוללים מאזן ודוח הכנסות והוצאות, כנדרש על-פי המדריך
2. האם הדוחות מובאים לידיעת העובדים, כנדרש על-פי המדריך

  ז. העברת קופת ועד

1. האם העברת קופת הוועד מהוועד היוצא לוועד החדש נעשתה באופן מסודר ובהתאם לנוהל העברת קופת ועד
2. האם נערך פרוטוקול להעברת קופת הוועד

  ח. הכנסות

     פרט את ההכנסות על-פי מקורותיהן, הרשומים להלן:

מס ועד

1. האם גובים מן העובדים את התשלום הידוע כ"מס ועד" בשיעור 0.4% משכרם אם לא, פרט את שיעור המס שנגבה, את האסמכתה לכך ואת שיטת/אופן הגבייה
2. א. אם גובים מס ועד בשיעור גבוה מ-0.4%, האם הדבר נעשה באישור האגף לאיגוד מקצועי ולאחר קבלת הסכמה בכתב של כל עובד אישית  
   ב. האם ההחלטה הנ"ל נרשמה בספר הפרוטוקולים של הוועד
3. האם ההכנסות ממס ועד, (קרי: הניכויים משכר העובדים), מועברות לקופת הוועד באופן שוטף ובלא פיגורים
4. האם הוועד מקבל מהמעסיק את רשימת הניכויים, הכוללת פירוט של רכיבי השכר, שמהם מנכים מס ועד
5. האם ניתן ואפשר לבדוק את הסכום והשיעור של הניכוי משכר העובדים וכל אחד מהם
6. האם הוועד מבצע בדיקה כנ"ל לעתים מזומנות (פירוט).
7. ערוך בדיקה, מלאה או מדגמית, של חודשים אחדים, בדבר ההתאמה, שבין הניכוי בפועל לבין הניכוי המתחייב.
8. ערוך התאמה כאמור בין הניכוי בפועל לבין ההכנסה ממס ועד הרשומה בספרים
9. ערוך התאמה בין הרישום בספרים ובין סכומי ההפקדות בבנק, שנעשו ישירות בידי המעסיק

השתתפות המעסיק

1. האם יש הסכם עם המעסיק על השתתפותו בהוצאות הוועד באופן כללי או השתתפות מיועדת

למטרות מסוימות (פירוט )

2. האם יש מועד קבוע להעברת סכומי השתתפות המעסיק
3. מהו שיעור ההשתתפות הכללית / המיועדת (פירוט)
4. ערוך התאמה בין הרישום בספרים לבין הזיכויים בדפי הבנק הנוגעים להשתתפות המעסיק

תקבולים שונים

תקבולים שונים כוללים, בין השאר, סכומים למימון פעולה מסוימת או השתתפות העובדים בפעילות תרבות, תרומות וכדומה.

יש לבדוק :

1. האם על כל תשלום או תקבול מיוחד נתקבלה ונרשמה החלטה בספר הפרוטוקולים של ועד העובדים
2. האם לכל תקבול, במזומנים או בהמחאה, נרשם שובר הכנסה ממוספר
3. האם הוועד מפקיד כל תקבול בחשבון הבנק ביום קבלתו או למחרת
4. האם יש סיווג נאות של סוגי ההכנסות, כגון השתתפות העובדים באירועים ובתרומות
5. ערוך התאמה בין הרישום בספרים לבין שוברי ההפקדות
6. ערוך התאמה בין שוברי ההפקדות לבין הזיכויים בבנק על הפקדות אלו

  ט. הוצאות

1. האם כל תשלום מבוצע על סמך הוראת תשלום חתומה בידי בעלי זכות החתימה של הוועד
2. האם אחד מבעלי זכות החתימה ממלא תפקיד של מנהל חשבונות הוועד
3. האם לבעלי זכות החתימה מוצגת חשבונית מפורטת של הספק וכן אישור על קבלת השירות והמוצר לפני החתימה המאשרת את ביצוע התשלום
4. האם נוהגים לקבל חשבוניות מפורטות, הכוללות תאריך, סכום בספרות ובמילים, יעד ההוצאה   או סוג הטובין, כמות ומחיר
5. האם צורפו תעודות משלוח לטובין שנתקבלו
6. האם מקבל המוצרים מוודא שיש התאמה בין המוצרים שנתקבלו לבין תעודות המשלוח
7. האם מקבל המוצרים מעביר את אישור קבלת המוצרים להנהלת החשבונות
8. האם חבר, שאינו מקבל המוצר או השירות (רצוי הגזבר) מוודא שיש התאמה בין המוצר או השירות שנתקבלו בפועל ובין ההזמנה וחשבונית הספק
9. האם מקפידים על קבלת אישור פטור ממס מנותני שירות, ולחלופין, האם גובים מס במקור
10. האם יש נוהל חתימה של שני חברי ועד על המחאות ? פרט את שמות בעלי זכות החתימה
11. האם חותמים על המחאות "בלנקו"
12. האם בהעתקי ההמחאות נרשמו הפרטים המלאים של ההמחאה
13. האם ההמחאות רשומות "למוטב בלבד", או משורטטות (קרוס ) כנדרש
14. האם פנקסי ההמחאות כוללים העתקים הנשארים בפנקס
15. האם במקרים של ביטול המחאה מצרפים לפנקס ההמחאות את ההמחאה שבוטל ומציינים את סיבת הביטול
16. פעולות הכספיות נרשמות בספר הקופה בעיתוי הנכון ועל-פי הסיווג הנכון
17. האם מנהל החשבונות בודק את הסיכום האריתמטי של החשבונות
18. האם נערכות התאמות בנק אחת לחודש
19. ערוך התאמה בין הרישומים בספרים לבין החשבונות והחיובים
20. ערוך התאמה בין דפי הבנק לבין הרישום בספרים

  י. רכישות והתקשרויות עם ספקים ונותני שירותים

1. האם פועלים על-פי נוהל רכישת מוצרים ושירותים? בדוק כל שלב ופעולה בעקבות סעיפי הנוהל הכלול במדריך זה
2. האם מנוהלים ספרי עזר ובהם כרטיסי מלאי לפי סוגי הטובין

  יא. יריד מכירות (בזאר)

1. כיצד נקבעו היצרנים / הספקים והאם נערכו הסכמים בכתב עם כל אחד מהם
2. האם יש הסכם מפורט בכתב בנוגע לנושאים האלה:
   • צורת הניהול של היריד
   • אחריות היצרן / הספק / הסוכן לטיב המוצרים
   • שיעור העמלה שהוועד יקבל מן הספק, זהות נותן העמלה פירוט הטובין הניתנים במקום העמלה, תוך זיהוים וייעודם המדויקים
   • דיווח בכתב על סכומי הפדיון ועל העמלות (בין בכסף ובין בשווה כסף)

3. האם מתנהל רישום מסודר של גביית העמלה
4. האם מתנהל רישום מסודר של פירוט טובין שנתקבלו כעמלה

  יב.  קופה קטנה

1. האם יש קופה קטנה (דמי מחזור)
2. האם נקבעה תקרה לסכום דמי המחזור
3. האם מחזיק הקופה מזוכה בהגשת המסמכים הנאותים
4. האם המסמכים נבדקים ומאושרים בידי הגזבר ומובאים למנהל החשבונות לרישום
5. האם התשלום להשלמת דמי המחזור נעשה באמצעות המחאה
6. האם מתייקים את מסמכי הקופה הקטנה לפי סדר עוקב
7. האם הגזבר בודק חריגות בהוצאות
8. ערוך התאמה לחודשים אחדים בין מסמכי הקופה לבין הרישום בספרים באותו חודש בנוגע למהות וגודל ההוצאה, תהליכי האישור, נאותות התיעוד
9. האם יש נוהל לשימוש בכספי הקופה הקטנה

  יג. שי לחגים

1. האם נבחרה ועדה לארגון וניהול נושא השי לחגים ( בת 3 חברים לפחות )
2. האם נערכות השוואות של הצעות מחיר, או שנערכים מכרזים לבחירת הספקים
3. האם נערכים עם הספקים הסכמים בכתב המפרטים את שם וסוג המוצר, כמות מחיר, אחריות, שירות ותנאים יסודיים כיוצא באלה
4. האם מקפידים לצרף לחשבוניות הספקים תעודת משלוח והעתק הזמנה עם פירוט המוצר, מחיר, כמויות וכתבי אחריות
5. האם נערכת רשימת מקבלי שי בצירוף חתימות העובדים בעת קבלת השי בפועל על-ידם
6. האם כמויות השי שחולקו שוות לכמויות שנרכשו? אם לא, האם יש תיעוד נאות למלאי שטרם חולק? האם מלאי זה נמצא בפועל?
7. האם נערך דוח מסכם לנושא, חתום בידי היו"ר וחבר ועד נוסף
8. האם המעסיק השתתף במימון רכישת השי, ולפי איזה אמות-מידה (קריטריונים )

  יד. פעולות תרבות וטיולים

1. האם נבחרה ועדה ( בת 3 חברים לפחות ) לארגון אירועי תרבות וטיולים
2. האם בחירת הספקים וההתקשרות עמם היא בהתאם לנוהל
3. האם נערכו הסכמים חתומים עם הספקים
4. האם בכל אירוע נערכת רשימת משתתפים
5. האם בכל אירוע צוינו סכומי השתתפות העובד
6. האם הספקים הגישו חשבוניות מס מפורטות, הכוללות תאריך, ציון האירוע, מהותו, מקומו, מספר המשתתפים, מחיר, תנאי התשלום וכדומה
7. האם נערכו דוחות מסכמים וחתומים של פעולות תרבות וטיולים
8. האם ההחלטות על האירועים הנ"ל תועדו, פורטו ואושרו בפרוטוקולים

  טו. החזר הוצאות בתפקיד לחברי הוועד

1. האם נשמרות הוראות תקנון ועדי עובדים לעניין החזר הוצאות בתפקיד לחברי הוועד?
2. בדוק על-פי הוראות התקנון וכן על בסיס השאלות שלהלן:

    א.  האם התשלום בגין הוצאות רכב, אש"ל, נסיעות וכדומה של חברי ועד עובדים, הנוסע

     בענייני הוועד אל מחוץ למקום עבודתו, הוא בסכומים המקובלים במקום העבודה או  

     במוסדות ההסתדרות ועומד בכל המבחנים הנוגעים לעניין

    ב.  האם מקפידים להשתמש בתחבורה ציבורית

    ג.  האם חברי הוועד מקפידים לנהוג חסכנות מרבית בהוצאות

    ד.  האם מקיימים את ישיבות הוועד במקום העבודה או בבית מועצת הפועלים

    ה.  האם המעסיק מנכה משכר חבר ועד בגין שעות עבודה שבהן טיפל בענייני עובדים

    ו.   האם יש בעניין הנ"ל הסכם בכתב, הסדר או נוהג, עם המעסיק  (פירוט )

    ז.  האם "הפיצוי" הכספי שמקבלים חברי הוועד על היעדרות מעבודה בגלל עיסוק בענייני ועד, שבגינו ניכה להם המעסיק משכרם, אם ניכה,
        הוא כגודל הסכום שנוכה משכרם לאחר בדיקה של כל מקרה לגופו

    ח. האם במקרים המצוינים לעיל מוסר חבר ועד מסמך המצורף לשובר התשלום ובו פירוט התאריך, השעות, המקום והנושא שטיפל בו בעת היעדרותו מהעבודה,
        וזאת כתנאי מוקדם לטיפול בבקשת "הפיצוי".

   ט. האם פעלו על-פי תקנות מס הכנסה בנוגע לניכויי מס במקור בגין תשלומים לחברי הוועד

  טז. קרן עזר (למטרות עזרה הדדית והלוואות לעובדים)

1. האם הקמת קרן העזר אושרה באספת עובדים ובאיגוד המקצועי, כנדרש בהוראות תקנון ועדי עובדים
2. האם הובא לידיעת כל אחד מן העובדים המידע על קיום קרן העזר, תקנונה והתנאים הנוגעים לעניין
3. האם ההלוואות ניתנות מקרן מיוחדת, כנדרש (ולא מקופת הוועד)
4. האם נערך תקנון מאושר לקרן הלוואות, כנדרש
5. האם מתן ההלוואות נעשה לפי החלטות ותנאים שנקבעו בתקנון הקרן
6. האם יש טפסים לבקשת הלוואה
7. האם נערך לכל עובד עמית בקרן העזר מסמך המפרט את גודל ההלוואה, את הסכומים והמועדים להחזרתה
8. האם העובד מאשר בכתב ידו את קבלת ההלוואה ותנאי החזרתה, לרבות הוראה בלתי חוזרת בחתימתו לנכות סכומי ההחזר משכרו, כביטחון לסילוקה המלא
9. האם פותחים כרטיס חובה וזכות (חו"ז) אישי לכל עובד המקבל הלוואה
10. האם מנהלים מערכת חשבונות שהיא נפרדת לחלוטין מקופת הוועד
11. האם תנועת הכספים מנוהלת בחשבון בנק נפרד מחשבון קופת הוועד
12. במערכת ממוחשבת של ניהול שכר: האם הניכויים בגין החזרי ההלוואות נעשים בידי המעסיק, בסעיף נפרד בתלוש השכר
13. ערוך ביקורת של כרטיסי העובדים וודא אם יש התאמה בין היתרות בכרטיס לבין היתרות בהנהלת החשבונות
14. ודא אם הייתה עמידה בתנאי ההלוואה: אם ההחזרים בוצעו במועד, אם חויב הלווה בריבית ואם שילם אותה

  יז. השקעות

1. האם עודפי הכספים מושקעים בהשקעות שאין עמן סיכון והאם מתקבל ייעוץ לפני ההשקעה מאת בר-סמכא לנושא הרלוונטי
2. האם יש אדם מוסמך (רצוי הגזבר) , הנותן הוראות קנייה ומכירה של ניירות ערך ופיקדונות
3. האם מקפידים לקבל את דפי תנועות חשבונות ניירות הערך באופן שוטף
4. האם מקבלים אישורי יתרות כל חודש, ובייחוד בסוף שנת החשבון
5. האם מנוהלת כרטסת עזר לסוגים שונים של השקעות, כגון קרנות נאמנות, פיקדונות וניירות ערך אחרים לפי ערכם הנומינלי
6. האם יש מקרים שבהם משקיעים כספים, על אף שחשבון העו"ש מורה על יתרת חובה (משיכת יתר)
7. האם פועלים על פי החלטת ועדת השקעות

  יח. חשבון חובה וזכות (חו"ז) עובדים

      האם מנוהל חשבון לכל עובד בנפרד בגין רכישת טובין או שירותים באמצעות הוועד